Archiveert u uw digitale bestanden (medische en/of administratieve documenten) op een juridisch conforme manier? Er zijn een aantal zaken die u moet weten om de naleving van de regelgeving te garanderen en ervoor te zorgen dat de persoonlijke levenssfeer en de beveiliging van uw digitale gegevens adequaat worden beschermd.
 

Wat is legale archivering?
Bij digitale archivering gelden strikte regels en procedures voor het scannen, indexeren en archiveren van documenten op een veilige en goed gestructureerde manier (in tegenstelling tot digitale opslag dat uitgaat van het bewaren van gescande documenten op een bepaalde locatie of in een bepaalde netwerkmap). Een digitaal archief dat aan alle wettelijke en contractuele eisen voldoet, is een legaal archief. De vereisten voor legale archivering bestrijken diverse belangrijke aspecten zoals: beveiligde opslag en opvraging van digitale documenten, wijzigingsbestendige archivering met versiecontrole, bescherming van gevoelige gegevens tegen ongeoorloofde toegang, beveiligde integratie met IT-toepassingen, naleving van wettelijke bewaarvoorschriften, vernietiging van documenten met inachtneming van de privacyregels enz.
 

Legale archivering – belangrijkste bekommernissen
Belangrijke vragen die u moet stellen, zijn onder andere (maar niet alleen):
 

Beveiligde opslag & toegankelijkheid
• Worden alle digitale documenten en hun metagegevens (indexen) in een beveiligd archief ondergebracht of worden ze gewoon ergens opgeslagen?
• Wordt elk document zowel in zijn oorspronkelijke formaat als in een onwijzigbaar, open formaat (zoals TIFF of JPEG) opgeslagen om de toekomstige toegankelijkheid ervan te waarborgen?
• Welke technische beveiligingsmaatregelen worden toegepast op de archivering van elk document en zijn indexen? Uw IT-medewerkers zijn vertrouwd met databankversleuteling, containerbestanden, Hash256 enz.
 

Waterdichte archivering
• Worden de documenten in een wijzigingsbestendig formaat gearchiveerd? Is er versiecontrole? Dat voorkomt diverse vormen van wijzigingen en geknoei met documenten.
• Worden blanco pagina’s gearchiveerd of niet? Het niet-archiveren van blanco pagina’s kan juridische gevolgen hebben. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat een “ontbrekende pagina” van een contract in feite een blanco pagina is (vooral als de papieren originelen niet meer voor handen zijn).
• Worden documenten zowel in zwart-wit als in kleur gearchiveerd? Sommige documenten kunnen onleesbaar zijn in kleur, maar leesbaar in zwart-wit (of omgekeerd). Beide zijn nodig om eventueel gegevensverlies te voorkomen.
 

Document Access & Audit Trails
• Hoe zullen uw medewerkers de documenten die ze nodig hebben, kunnen opzoeken en terugvinden?

• Hoe kunt u garanderen dat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot bepaalde documenten?

• Kan worden bepaald wie documenten mag inkijken, bewerken, afdrukken, doorsturen en exporteren?

• Kan worden getraceerd wie wanneer toegang heeft gehad tot welk document en wat ermee is gedaan?
 

Legale archivering is een langetermijnstrategie. Legale archivering zorgt er mee voor dat uw digitale documenten veilig, beveiligd en altijd toegankelijk zijn – vandaag, morgen, volgende maand of binnen 50 jaar.
 

iGuana NV
+32 (0)2 70 90 100
iguana@iguana-dms.com
www.iguana-dms.com