Technologische ontwikkelingen brengen een schokgolf teweeg in de zorgsector. Nieuwe digitale en elektronische toepassingen beloven een betere zorgverlening en een efficiëntere organisatie. Nu de medewerkers nog mee krijgen.
 

In het Algemeen Ziekenhuis Delta, in Roeselare-Menen, wordt het werk van het personeel vereenvoudigd én het comfort van de patiënt verhoogd dankzij een geavanceerd Real Time Location System. Daarmee kan zowat alles in het ziekenhuis snel worden getraceerd, zoals medisch materieel dat wordt bewerkt in de centrale sterilisatieafdeling, materiaal dat wordt gebruikt in de behandeling én, natuurlijk, patiënten, die dankzij het rechtstreeks met de ict-infrastructuur geïntegreerde systeem van radiotags makkelijker kunnen worden teruggevonden wanneer ze gaan dwalen. Bij het Jan Ypermanziekenhuis in Ieper ging begin dit jaar het project Registratie Aan Bed van start, waarbij gegevens van de patiëntenmonitor rechtstreeks beschikbaar worden gemaakt in het ict-systeem van de zorginstelling. Bij AZ Maria Middelares in Gent werd vorig jaar gestart met een project waarbij verpleegkundigen met draadloze, van medische sensoren voorziene wearables de medische parameters van patiënten opvolgen.
 

Elektronisch Patiëntendossier
Sinds pakweg 2015 gaat het enorm hard met de digitalisering van de zorgsector. Sensor- en trackingtechnologie die rechtstreeks gegevens creëert die kunnen worden geraadpleegd in het ict-systeem van de zorgorganisatie, automatisering van processen en efficiëntere communicatie zorgen ervoor dat de organisatie van ziekenhuizen en andere zorgcenakels veel vlotter en gestructureerder kan verlopen. Nieuwe uitvindingen ‘ontzorgen’ de medewerkers op de vloer, zodat die zich beter kunnen concentreren op hun zorgtaken en de patiënt dus een betere – en strakker op zijn individuele noden afgestemde – verzorging krijgt.
 

En met het elektronische patiëntendossier (EPD), dat meer en meer organisaties momenteel aan het inwerken zijn in de wortels van hun ict-systeem en structuur, worden ook cruciale stappen gezet in de continuïteit van de zorg en de transparantie van patiëntendata naar de patiënt zelf. “We merken dat patiënten en hun familie meer en meer nood hebben aan ownership over hun eigen dossier”, zegt Michaël Verbiest, project lead voor een EPD-project waarbij het Universitair Ziekenhuis Antwerpen tegen september een volledig elektronisch patiëntendossier wil integreren in zijn ict-systeem. “Ze willen hun gegevens, zowel binnen als buiten het ziekenhuis, kunnen raadplegen, hun zorg in eigen handen nemen.”
 


 

Communicatie
Innovatie is er met hopen, dus. Maar voor de medewerkers in de organisatie is het echter niet altijd eenvoudig om met verandering om te gaan. Dat is geen probleem dat alleen in de zorgsector speelt: tout court mislukt zeventig procent van alle ict-projecten in eender welke organisatie niet omdat het nieuwe systeem technologisch ontoereikend is, maar in de user adoption, zo zeggen onderzoeken. Bij een gedeelte van de medewerkers stuit een nieuw systeem geheid op een foert-reactie. “Eender welke wijziging je wilt doorvoeren: het botst altijd op weerstand”, zegt Bruno Peene, projectmedewerker zorg-ict bij het Ieperse Jan Ypermanziekenhuis. “Die tegenstand is een gegeven. De vraag is hoe je daar als ict’er mee omgaat. Je moet tijd en moeite steken in de opleiding van verpleegkundigen. En goed begrijpen wat er op de vloer speelt.”
Opleiding wordt in zowat alle organisaties waar er zo’n ingrijpende technologische vernieuwingen worden doorgevoerd, genoemd als een cruciaal element.
 

Die opleidingen moeten passen in een breder communicatietraject, waarin de overgang naar het nieuwe systeem, en de daarmee gepaard gaande nieuwe manier van werken, op een zo correcte en efficiënte manier wordt uitgelegd aan de medewerkers. De courante technieken, zoals opleidingen met PowerPoints en groeiende e-learning-technieken (onder meer met video-opleidingen) gaan hier natuurlijk op.
 

“Belangrijk in de communicatie naar medewerkers op de werkvloer toe is objectivering”, zegt Kurt Roesbeke, die als projectmedewerker van het Verpleegkundig en Paramedisch Departement het sensor- en wearable-project overziet bij het Gentse ziekenhuis AZ Maria Middelares. “Een eerste reactie van medewerkers op de vloer was dat de manuele meting sneller gaat dan het raadplegen van de sensordata. Maar die manuele metingen willen we net tegengaan, want ze brengen het risico van menselijke fouten met zich mee. Dus speelden we kort op de bal door een manuele meting te timen met een meting die via het nieuwe systeem wordt uitgevoerd, en die laatste bleek 30 seconden sneller te gaan. Daarmee maak je meteen aantoonbaar dat het nieuwe systeem sneller werkt, én dat het efficiënter is.”
 

Even belangrijk, vindt Verbiest, is dat de communicatie in twee richtingen loopt.
“Investeren in training is enorm belangrijk, maar minstens even cruciaal is het zoeken naar input van mensen op de werkvloer. We brengen onze hele organisatie in een gigantisch veranderingstraject, dus is het ook nodig om iedereen in die verandering te betrekken.”
 

Change management
Maar communiceren en opleiden alleen is niet voldoende. Wanneer er een compleet nieuw systeem wordt ingevoerd, met een compleet nieuwe – digitale – manier van werken, moet letterlijk iedere individuele medewerker worden meegetrokken in het project. Communicatie, opleiding en opvolging moeten allemaal in een ruimer change management-plan passen, waarbij letterlijk de hele organisatie – zonder dat er medewerkers achterblijven – de veranderingen accepteert. Heel wat informaticabedrijven, die de organisaties bij wie ze het ict-project hebben geïmplementeerd bijstaan in die change management-route, volgen daarbij de leer van Michael Sampson, een consultant en spreker uit Nieuw-Zeeland, die zich heeft gespecialiseerd in veranderingsmanagement. Hij ziet een proces dat uit vier stappen bestaat. De eerste stap zit in het winnen van medewerkers hun aandacht voor de verandering (en het belang daarvan). Vervolgens komt het punt waarop ervoor moet worden gezorgd dat iedereen – door opleidingen bijvoorbeeld – de basisfunctionaliteiten van de nieuwe oplossing kent. Een derde stap is dat medewerkers de nieuwe toepassing leren inbouwen in hun individuele manier van werken. En daarna, als allerlaatste, het making it real-moment: ervoor zorgen dat de medewerkers niet meer terug willen naar hun oude aanpak. “Iedere transitie kan pas succesvol genoemd worden wanneer zowel het technische als het menselijke gedeelte succesvol wordt ontworpen”, oppert Sampson in zijn boek User Adoption Strategies.
 

Volgens Roesbeke is het in de eerste plaats belangrijk dat de hoofdverpleegkundigen mee zijn met het verhaal. “Dat is onze eerste stap. Zij zien beter dan wie ook welke medewerkers de nieuwe technologie hebben omarmd, en bij wie het nog niet optimaal is. Onze aanpak om het pilootproject gedragen te krijgen door de hele organisatie was heel structureel.”
 

Kader
Psychologisch change management-traject
 

Er bestaat een traject van vijf psychologische fasen die ieder individu doorloopt wanneer hij wordt geconfronteerd met ingrijpende verandering in zijn werkomgeving. Change management-goeroe Jeff Hiatt noemt dat het ADKAR-model. Het begint met awareness: belangrijk is dat iedereen begrijpt waarom de verandering noodzakelijk is voor de hele organisatie. Daarna volgt desire: er moet bij de medewerkers ook een wil worden gecultiveerd om de verandering te doorlopen. Vervolgens komt het knowledge-gedeelte: alle kennis die nodig is om de verandering succesvol te maken, moet worden doorgegeven via training. Dat laatste moet leiden tot ability: iedere medewerker moet in staat zijn om zijn nieuwe kennis in de dagelijkse praktijk te brengen. Tot slot is er de afsluitende reinforcement-fase: de verandering moet worden verankerd tot nieuwe gewoontes. Bij ieder individu moet goed worden opgevolgd of de medewerker in kwestie de transitie van de ene naar de andere fase efficiënt heeft doorlopen.
 

Kader
Nederlandse dokters hekelen ict-gebreken met een rapsong
 

Bij onze Noorderburen veroorzaakt de invoering van inadequate en onnodig complexe ict-systemen, waaronder het Elektronisch Patiëntendossier (EPD), voor een aantal frustraties. Artsen die onnodig lang met hun scherm bezig zijn omdat ze allerlei dingen moeten aanvinken in het EPD, of te veel en te lang met administratie bezig zijn (terwijl die net zou moeten worden vereenvoudigd), systemen die gegevens niet naar behoren met elkaar kunnen uitwisselen: de Nederlandse Federatie Medisch Specialisten trok onlangs op een ludieke manier aan de alarmbel met het rapnummer ‘Laat dokters lekker dokteren’, dat ze lieten uitvoeren door rapper Lange Frans. Voor het leveren van de juiste zorg is een goed werkende ict-infrastructuur onontbeerlijk, zo luidt de boodschap. Bovendien gaat ruis in de communicatie, veroorzaakt door een slechte doorstroom van gegevens, ook ten koste van de patiëntveiligheid. De Federatie vraagt de verschillende partijen om de handen ineen te slaan om samen aan oplossingen te werken.
 

Kader
Het vierspan van de toekomst
 

Artificiële intelligentie, robotica, blockchain en virtual reality zijn de vier technologieën die een belangrijke rol zullen spelen in de samenleving van de toekomst. Ook voor de zorgsector zullen ze een niet onbelangrijke impact hebben. Hier zijn al vier cases van over de wereld.
 

AI: De groei van artificiële intelligentie kan in de medische sector voor een verhoogde efficiëntie zorgen in toepassingen als de administratie en de berekening van medicijndoseringen. Maar ook elementen als beeldherkenning kunnen een belangrijke rol spelen. In het NYU Langone Health Center in New York ontdekten ze bijvoorbeeld dat een geautomatiseerde analyse van longscans tussen 62 en 97 procent sneller een probleem kan vaststellen dan een panel van radiologen met het blote oog. Beeldinterpretatie alleen, zo zegt het Amerikaanse blad Harvard Business Review, kan de wereldwijde ziekenhuissector een jaarlijkse besparing van bijna 3 miljard euro opleveren, omdat radiologen dankzij de technologie meer tijd hebben om zich bezig te houden met complexere onderzoeken.
 

 

Robotica: In Japan wordt er al gedacht aan humanoïde robots, met dus een uiterlijk dat erg op dat van een mens lijkt, in de geriatrische verzorging. De Japanse professor Hiroshi Ishiguro sleutelt al sinds 2002 aan ‘Geminoids’, zoals hij ze noemt. “Van een robot waarmee we als mens moeten communiceren, verwachten we ook dat hij er zelf mensachtig uitziet”, zei de professor onlangs op de and&-technologieconferentie in Leuven. “Het menselijke brein reageert het beste op een mensachtig gezicht en een menselijk klinkende stem. Net het feit dat we in Japan met een nijpend tekort in de bejaardenzorg zitten, dat in de toekomst alleen maar erger dreigt te worden, is één van de redenen waarom we zo ver staan in de ontwikkeling van mensachtige robots. Je kunt niet meer uitsluiten dat robots in ‘menselijke’ taken, zoals de zorg, kunnen opduiken. Het neemt natuurlijk niet weg dat we de ethische implicaties moeten blijven bespreken, dat is zelfs heel belangrijk. Maar tegelijkertijd stoppen we niet met de ontwikkeling van de technologie.”
 

 

Virtual reality: In de vr-game SnowWorld, ontwikkeld door het University of Washington Human Interface Technology Lab in het Amerikaanse Seattle, draait alles rond het begrip ‘koud’. Het is een op zich erg eenvoudig spelletje, waarbij de speler sneeuwballen moet gooien naar sneeuwmannen, pinguïns, en andere ‘winterse’ decorstukken. Maar voor een bepaald soort spelers kan het een enorm efficiënte psychologische vlucht zijn voor een pijnlijke gebeurtenis die ze tijdens hun onderdompeling in de vr-wereld aan het doormaken zijn: SnowWorld is namelijk ontwikkeld voor patiënten met brandwonden, die het spel kunnen spelen tijdens de pijnlijke ervaring van het vervangen van hun verband of het debridement van hun wonden.
 

 

Blockchain: Blockchaintechnologie, aanvankelijk ontwikkeld om ervoor te zorgen dat virtuele munten als Bitcoin hun waarde behouden, wordt meer en meer gebruikt als een soort ‘waarheidstechnologie’: informatie die op een Blockchain staat is onvervalsbaar. Bedrijven als het Londense Medicalchain zetten die technologie in voor het bijhouden van patiëntengegevens: wanneer een dossier wordt gegenereerd via Blockchaintechnologie is de minste wijziging die erin wordt doorgevoerd traceerbaar.