Si votre hôpital implémente ou planifie un projet de transformation numérique qui implique la conversion de fichiers médicaux et/ou administratifs en un format numérique, vous devez être conscient de plusieurs choses. Étant donné que les exigences réglementaires en matière de confidentialité et de sécurité des données personnelles (en particulier les données des patients) deviennent beaucoup plus strictes, vous devez vous assurer que vos fichiers numériques sont archivés d’une manière conforme à la loi.

 

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Il existe une grande différence entre le “Stockage numérique” et les “Archives légales”. Pour vous assurer que la confidentialité des données de vos patients est protégée adéquatement et pour garantir la conformité, vous devez démontrer aux autorités que vos archives numériques sont, en fait, des archives légales.

 

Qu’est ce que l’archivage légal ?

Ce qui distingue les archives légales du stockage numérique est le fait que le stockage numérique repose sur la sauvegarde de documents numérisés à un emplacement spécifique ou dans un dossier réseau particulier. Les archives numériques reposent, quant à elles, sur des règles et procédures strictes pour la numérisation, l’indexation et l’archivage de documents d’une manière sûre et bien structurée.

 

Les archives numériques qui sont conformes à toutes les exigences légales et contractuelles sont des archives légales. Les archives numériques conformes à la loi peuvent réellement remplacer vos archives ‘papier’. Par exemple, les hôpitaux qui archivent des fichiers médicaux numériques conformément à la loi procèdent souvent à la destruction des originaux ‘papier’. Ce n’est pas possible si vous vous appuyez sur un simple stockage numérique.

 

Les exigences de l’archivage légal couvrent plusieurs domaines clés, tels que : le stockage et la récupération sans danger de documents numériques, l’archivage infalsifiable, la protection de données sensibles contre un accès non autorisé, l’intégration sans danger dans des applications informatiques, la conformité avec les politiques de conservation de documents, la destruction contrôlée de documents en conformité avec les règles de confidentialité, et cette liste n’est pas exhaustive. Tous ces éléments doivent être pris en considération pour garantir la conformité à la loi.

 

Archivage légal – Considérations principales

Avant de confier vos documents (et en particulier des fichiers médicaux) à un vendeur de systèmes informatiques, demandez-lui si sa solution est conforme aux exigences réglementaires locales pour l’industrie des soins de santé. Le plus important est de savoir exactement dans quelle mesure leur solution répond à ces exigences et les traduit dans des archives numériques conformes à la loi.

Les questions importantes à poser comprennent (mais ne se limitent pas à) ce qui suit :

 

Stockage et accessibilité sans danger

  • Tous vos documents numériques et leurs métadonnées (index) sont-ils stockés dans des archives sécurisées ou sont-ils simplement sauvegardés quelque part ?
  • Chaque document est-il stocké dans son format original ainsi que dans un format non-exclusif non modifiable (tel qu’un TIFF ou un JPEG) pour garantir une accessibilité future ?
  • Quelles sont les mesures de sécurité techniques qui sont appliquées à l’archivage de chaque document et à ses index ? Votre personnel informatique sera familiarisé au cryptage de base de données, aux fichiers conteneurs, à Hash256, etc.

 

Archivage à toute épreuve

  • Les documents sont-ils archivés dans un format infalsifiable ? Un contrôle de version est-il disponible ? Cela empêche diverses formes de modification et de manipulation de document.
  • Les pages blanches sont-elles archivées ou supprimées ? La suppression de pages blanches peut avoir des conséquences légales. Vous devez notamment être capable de prouver qu’une “page manquante” d’un contrat ou d’un fichier client est, en fait, une page blanche (en particulier si les originaux ‘papier’ ne sont plus disponibles).
  • Les documents sont-ils archivés à la fois en noir et blanc et en couleur ? Certains documents peuvent être illisibles en couleur mais lisibles en noir et blanc (ou vice-versa). Les deux sont nécessaires pour empêcher une perte potentielle de données.

 

Accès au document & pistes d’audit

  • Comment votre personnel va-t-il chercher et trouver les documents dont il a besoin ?
  • Comment pouvez-vous vous assurer que seul le personnel autorisé peut accéder à certains documents ?
  • Est-il possible de contrôler qui peut voir, modifier, imprimer, transmettre, exporter des documents ?
  • Est-il possible d’effectuer un suivi de qui a accédé à quel document, quand et de ce que cette personne en a fait ?

 

L’archivage légal est une stratégie à long terme. Il aide à assurer la sécurité et l’accessibilité permanente de vos documents numériques – pas seulement aujourd’hui, mais également demain, le mois prochain ou dans 50 ans.

 

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