Chaque organisation est mise sous pression afin de gérer efficacement ses fichiers de ressources humaines. Vos départements RH sont submergés de gros volumes de paperasserie. Vous êtes supposés respecter une variété d’exigences et de délais réglementaires, maintenir tous les dossiers de vos employés en ordre et assurer la sécurité et l’intégrité des informations sensibles sur les employés.
 

Bien que vous disposiez peut-être déjà d’un système GRH qui vous permet d’automatiser divers processus de ressources humaines, vous avez probablement un arriéré de documents auxquels il n’est pas facile d’accéder à la demande. Pensez simplement à tous les contrats d’employé, aux CV, feuilles de paye, dossiers d’assurance maladie, dossiers de pension, formulaires d’arrêt de travail, courriels et autres documents que vous archivez de manière régulière.
 

Pour relever ces défis, iGuana a développé une solution de gestion de documents pour les départements de ressources humaines. Elle est basée sur la plateforme logicielle iGuana iDM et est conçue pour collecter tous les documents de ressources humaines (papier et digitaux), pour les archiver de manière sécurisée dans un répertoire central et les rendre facilement accessibles pour le personnel autorisé. Vous pouvez obtenir une vue unifiée de vos employés et créer un dossier électronique complet pour chacun d’entre eux.
 

Archivage de documents
Le logiciel iGuana iDM pour RH vous permet de scanner les documents papier, de les indexer et de les classer dans une structure logique de dossiers. Les documents déjà existants et les nouveaux documents numériques, tels que les courriels, PDF et documents MS Office, images, et autres documents numériques sont également stockés automatiquement dans cette structure.
 

Traitement de formulaires
Si vous devez saisir des données provenant de formulaires papier, iGuana iDM peut traiter ces formulaires pour vous, en recueillant toutes les données nécessaires à l’aide de la technologie OCR et OMR. Les données saisies peuvent être utilisées par votre personnel ou importées dans votre système de gestion des ressources humaines.
 

Routage et approbation de documents
Il se peut que vous deviez router et approuver certains documents, tels que les achats d’un employé ou les demandes de congé. iGuana iDM peut automatiser votre processus d’approbation de documents de deux façons : le routage d’approbation ou le flux de travail d’approbation. Une piste d’audit complète est disponible pour suivre toutes les tâches réalisées par les utilisateurs sur un document.
 

Intégration de la gestion des ressources humaines
iGuana iDM peut s’intégrer dans votre système GRH / GCH, tels qu’Oracle PeopleSoft, SAP, etc. L’un des principaux avantages de l’intégration est que votre personnel peut accéder de façon transparente aux documents archivés dans iGuana iDM via son interface familière de gestion des ressources humaines.
 

Sécurité & conformité
Dans iGuana iDM, la conformité légale et réglementaire est automatiquement préservée, y compris la protection des données sensibles contre un accès non-autorisé, l’archivage à l’épreuve des révisions, les algorithmes de hachage, la technologie Blockchain, le stockage de documents et de métadonnées dans des fichiers conteneurs, etc. Tous les documents sont cryptés et des journaux détaillés d’accès aux données sont fournis.
 

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