Un rapport annuel reflète le fonctionnement d’une organisation de soins pendant une année complète. Il se distingue en ceci d’un rapport trimestriel. Dans la pratique, un rapport annuel correspond généralement dans le secteur des soins à une année calendrier. Il n’en va pas toujours de même des rapports financiers.

Concernant le contenu

Les organisations de soins optent (sciemment ou non) pour un rapport annuel à caractère soit qualitatif (texte) soit davantage quantitatif (chiffres et tableaux). Certains choisissent une formule mixte.

 

Généralement, on y retrouve les chapitres suivants:

  • -Préface
  • -Nouveautés et changements importants
  • -Données-clés de l’organisation: input, processus et output
  • -Moyens engagés: par exemple les chiffres-clés des RH, comme le nombre de membres du personnel et d’équivalents temps plein, des caractéristiques liées à l’âge et au genre, les entrées en fonction et les départs, les présences et les absences, etc.
  • -Moyens matériels et financiers à disposition
  • -Processus. Exemple: description et modifications du fonctionnement, création de nouveaux services, nouveaux besoins du public cible, modifications du cadre législatif et autres nouvelles
  • -Résultats obtenus. Exemple: nombre d’utilisateurs des services et leur profil, résultats d’entreprise et autres données financières
  • -Sujet particulier abordé plus en détail. Exemple: les tendances et comment elles sont intégrées.
  • -Satisfaction des utilisateurs et gestion des plaintes
  • Etc.

Déterminez à l’avance le contenu du rapport annuel. Le format établi est souvent utilisé pendant plusieurs années. En comparant différentes années, on constate que le volume augmente d’année en année. Il est recommandé de faire une évaluation critique du contenu de l’année précédente avant de commencer à la rédaction du rapport de la nouvelle année.

Utilité d’un rapport annuel

Un rapport annuel résume le fonctionnement d’une organisation au cours d’une année déterminée. Faire rapport au propre Conseil d’Administration peut être un des objectifs du rapport, tout comme la communication du fonctionnement aux (nouveaux) collaborateurs et aux autres organisations partenaires. De plus en plus, les utilisateurs sont également intéressés par un rapport compréhensible. Les rapports annuels contiennent aussi des informations pertinentes pour les autorités. C’est en outre une façon de s’inspirer de la pratique quotidienne pour déterminer la politique à venir. Des chercheurs scientifiques utilisent par ailleurs les rapports annuels comme ressource et matériel d’étude.

Quelques points d’attention

La rédaction d’un rapport annuel est une tâche souvent sous-estimée. Fixez à l’avance qui pourra y consacrer combien de temps. Songez que celui qui tient à jour les données pendant l’année, gagne pas mal de temps en fin d’année.

Mettre à disposition les informations d’entreprise signifie que les concurrents et les collègues y ont eux aussi accès. C’est pourquoi il convient de bien considérer à l’avance quelles infos sont publiées et lesquelles ne le sont pas. D’autre part, les établissements de soins sont subsidiés par l’Etat. La publication des résultats obtenus et du fonctionnement de l’organisation peut dès lors être considérée comme un devoir de société.

De la forme

Le plus souvent, on opte pour un document papier. Certains établissements décident de publier le document dans le cadre de leur politique de relations publiques. Les rapports annuels peuvent aussi être mis à disposition sous forme numérique et téléchargeables à partir d’un site web. Il est conseillé de limiter la taille d’un rapport annuel. De volumineux rapports sont rarement lus. Certains établissements choisissent de rédiger un rapport annuel complet et d’en prévoir parallèlement un compte-tenu. Le rapport complet est alors utilisé en interne, tandis que le compte-rendu sert à l’usage externe. D’autres encore rédigent une partie qualitative et en annexe une partie quantitative.

Uniformité

Les rapports annuels contiennent bon nombre d’informations utiles sur une organisation. Malheureusement, il existe peu d’uniformité quant au contenu et à la forme. La proposition d’un format, par secteur ou non, pourrait être utile dans le cadre du benchmarking. Un rapport annuel ne serait plus alors un simple rapport de l’année écoulée, mais deviendrait un outil pour se positionner face à d’autres organisations comparables. Actuellement, de simples comparaisons (comme le nombre de membres du personnel et le taux d’absentéisme) ne sont pas toujours possibles et des statistiques de base pour le secteur ne sont pas disponibles. Ceci ne doit pas forcément engendrer du travail supplémentaire. Du moins pas pour les organisations qui rédigent déjà un rapport annuel.

 

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