Comme nous l’avons vu, les chèques-repas doivent répondre à une série de conditions pour être exonérés d’ONSS et de PP. Ainsi, ils ne peuvent pas être octroyés en remplacement d’un salaire ou d’avantages existants. Cela signifie que l’employeur qui souhaite introduire des chèques-repas doit le faire sous la forme d’un supplément pour le personnel et pas pour remplacer autre chose. Autre point important : les chèques-repas doivent être introduits soit par le biais d’une convention collective de travail sur le plan sectoriel, soit par le biais d’un contrat individuel écrit. Un écrit est donc requis !

 

Système de comptage alternatif

La règle stipule en outre que le personnel a droit à un chèque-repas par jour presté. En d’autres termes, aucun chèque-repas ne peut être octroyé pour les jours fériés, les jours de vacances, les jours de maladie, … Cependant, la plupart des hôpitaux appliquent le système du comptage alternatif. Cela signifie que l’on ne se base pas sur les jours effectivement prestés mais sur les heures effectivement prestées par le personnel pour l’octroi des chèques-repas. Comment ce comptage alternatif fonctionne-t-il ? Le calcul est toujours effectué sur une base trimestrielle. Il faut donc examiner pour chaque travailleur combien d’heures ont été prestées sur une base trimestrielle. Ce nombre est ensuite divisé par le nombre normal d’heures de travail à prester par jour au sein de l’hôpital. Et ce résultat est arrondi à l’unité supérieure. Attention, le nombre de chèques-repas obtenus sur cette base est toujours limité au nombre de jours ouvrables du travailleur occupé à temps plein.

Prenons un exemple. Au sein de l’hôpital, les travailleurs occupés à temps plein prestent 38 heures sur 5 jours et les travailleurs occupés à temps partiel 19 heures sur 5 jours. Le système du comptage alternatif appliqué à cet exemple donne pour les travailleurs occupés à temps plein : 38h x 13 (nombre de semaines dans un trimestre) / 7,6 (38 heures par semaine/5 jours par semaine) = 65 chèques-repas par trimestre. En revanche, les travailleurs occupés à temps partiel reçoivent 19h x 13 / 7,6 = 32,5 chèques-repas par trimestre, arrondis à l’unité supérieure, soit 33 chèques-repas par trimestre. Dans cet exemple, il n’est pas permis d’octroyer plus de 65 chèques-repas. Sans le comptage alternatif, les travailleurs occupés aussi bien à temps partiel qu’à temps plein recevraient 65 chèques-repas par trimestre, soit un chèque-repas par jour effectivement presté.

 

Chèque-repas nominatif

Une autre condition est que le chèque-repas doit être délivré au nom du travailleur. Mais il suffit que l’octroi du chèque-repas et les données y relatives (nombre et montant brut des chèques-repas diminué de la part personnelle du travailleur) figurent sur le compte individuel du travailleur. En outre, les chèques-repas ont une validité de 12 mois et ne peuvent être utilisés qu’en paiement de denrées alimentaires. Les chèques-repas sont constitués aussi bien d’une intervention de l’hôpital que d’une intervention du travailleur lui-même. L’intervention de l’hôpital est de maximum 5,91 euros. En revanche, l’intervention du travailleur est d’au moins 1,09 euros. Si ces montants ne sont pas respectés, le chèque-repas ne peut pas être exonéré de la cotisation ONSS et du précompte professionnel.

 

Variante électronique

Actuellement, les chèques-repas existent encore à la fois au format papier et en version électronique. L’employeur qui souhaite introduire des chèques-repas a tout intérêt à opter pour la variante électronique étant donné que le chèque-repas papier disparaîtra définitivement à partir de 2016. Afin que le chèque-repas électronique soit exonéré d’ONSS et de PP, les conditions suivantes doivent également être remplies : avant d’utiliser le chèque-repas électronique, le travailleur doit pouvoir consulter à tout moment le solde et la durée de validité des chèques non encore utilisés. Le choix du chèque-repas électronique ou papier doit également être régi par une CCT ou, à défaut, par une convention individuelle écrite. Les chèques-repas électroniques doivent être commandés par l’hôpital auprès d’un éditeur agréé. Et, enfin, l’utilisation du chèque-repas électronique ne peut s’accompagner de frais supplémentaires pour les travailleurs, sauf en cas de vol ou de perte.

 

Chèques-repas et restaurant d’entreprise

Il faut également faire attention au cumul de chèques-repas et d’un restaurant d’entreprise. Lorsque, dans un restaurant d’entreprise, les repas sont proposés au-dessus du prix de revient (le prix total que coûte le repas à l’employeur), il n’y a pas de problème. En revanche, lorsque, dans un restaurant d’entreprise, les repas sont proposés en dessous du prix de revient, les travailleurs qui reçoivent ces chèques-repas sont obligés de donner un chèque-repas complet pour obtenir un repas et on ne peut leur rendre d’argent.

 

Citation : « L’employeur qui souhaite introduire des chèques-repas a tout intérêt à opter pour la variante électronique étant donné que le chèque-repas papier disparaîtra définitivement à partir de 2016. »

Info : www.acerta.be