Piège

Il semble attrayant d’aller demander à des institutions voisines quel système ils utilisent et d’aller y jeter un coup d’œil. Cela peut être une bonne idée, mais gardez à l’esprit que chaque institution a ses propres priorités et sa propre façon de travailler, qui ne correspondent pas nécessairement aux vôtres.

Il arrive aussi souvent que les systèmes soient sous-utilisés. Un système de planification des horaires offre souvent de nombreuses possibilités, mais elles ne sont pas toujours exploitées pas les utilisateurs.

Les raisons en sont diverses :

La direction de l’institution concernée ne souhaite pas « trop » investir dans la formation et l’accompagnement proposés par le fournisseur, ce qui a pour conséquence la méconnaissance de possibilités supplémentaires intéressantes. De par notre expérience, nous savons toutefois qu’une institution qui, un an après sa formation initiale, investit dans une journée supplémentaire de formation est toujours très contente de rafraîchir ses connaissances et d’apprendre de nouvelles possibilités lui permettant de gagner du temps et de rentabiliser davantage son investissement.

Les collaborateurs qui ont suivi la formation initiale ont quitté l’établissement et les connaissances de leurs remplaçants se limitent généralement aux fonctionnalités élémentaires nécessaires à l’envoi correct de leurs heures au système des salaires. En pratique, on ne gagne plus vraiment de temps.

C’est toujours décevant et une perte de temps de faire une visite de référence à une telle institution. Souvent, on garde une impression peu réaliste du système lui-même.

De manière générale, il est aussi déconseillé de suivre aveuglement la décision d’autrui, même d’un organisme de coordination, car on ne sait pas quels critères ont été utilisés lors du choix et si ceux-ci correspondent à votre propre perception.

Internet

L’internet est incontestablement une source utile pour trouver des fournisseurs potentiels. Il est important toutefois que votre recherche soit aussi spécifique que possible, de type : “planification d’horaires avancée”, « système de planning complet » et “règles légales de planification ».

Démonstration

Vous avez constitué une liste de fournisseurs potentiels. Avant de rédiger votre cahier des charges, il vaut mieux demander une ample démonstration auprès d’un démonstrateur chevronné. S’il fait bien son travail, il discutera avec vous de vos objectifs, élargira votre horizon et vous montrera dans son logiciel les éléments qui répondent précisément à votre situation. Vous pourrez alors constater également si le système proposé est suffisamment flexible. Dans ce cadre, une question importante est de savoir s’il est possible de modifier ultérieurement certains paramètres. Par exemple : votre institution est divisée en un nombre de « services » ou « d’unités de planification », mais suite à une réorganisation ou à la construction d’un nouveau bâtiment, vous souhaitez modifier fondamentalement cette organisation en regroupant et en planifiant vos collaborateurs d’une façon complètement différente. Peu de systèmes sont capables d’une telle mission.

Beaucoup d’institutions se méfient pourtant des démonstrations données par le fournisseur. Elles craignent que le vendeur ne leur raconte des bobards. Toutes les sociétés ne sont, il est vrai, pas aussi fiables sur ce point. Pour éviter cet écueil, vous disposez de deux armes :

Arme 1 : Exigez que le démonstrateur « prouve » tout ce qu’il raconte en le montrant tout de suite dans son logiciel. Ne vous contentez pas d’un « oui, on peut ». S’il n’est pas capable de le prouver au moment même et s’il vous promet la preuve à un moment ultérieur, vérifiez que vous obteniez bien cette preuve ou que la fonctionnalité demandée vous soit promise sur papier.

Arme 2 : Idéalement, le démonstrateur/vendeur devrait aussi être celui qui vient implémenter le système chez vous. En effet, il a déjà discuté avec vous de vos objectifs et vous avez pu vous rendre compte de sa compétence. Il arrive malheureusement encore que des institutions se fassent « avoir » par les belles paroles d’un vendeur qui, après la commande, ne viendra plus jamais les voir. Plus fort : elles n’ont aucune idée des compétences techniques et pédagogiques et de l’expérience de celui qui va les former/accompagner lors du démarrage de leur système. Demandez des éclaircissements sur ce point.

Pourquoi est-il malgré tout utile de prendre contact avec les clients de votre fournisseur potentiel ?

Indépendamment du piège évoqué plus haut, il est bel et bien utile de demander à des clients s’ils sont satisfaits du service qu’ils obtiennent de leur fournisseur. Là aussi, prenez en compte que la « satisfaction » est quelque chose de très personnel. Posez donc des questions concrètes telles que :

  • •          La formation et l’accompagnement se sont-ils bien déroulés ? L’accompagnateur était-il compétent ?
  • •          Les planificateurs aiment-ils travailler avec le système ? Nous connaissons des institutions qui ont acquis un système mais où, en pratique, les planificateurs continuent à rédiger leur planning sur papier ou dans Excel et l’introduisent seulement dans le système pour satisfaire le service du personnel.
  • •          De combien de jours le fournisseur a-t-il eu besoin pour rendre le système opérationnel ? Chaque jour a en effet un coût en termes de temps et d’argent.
  • •          Avec quelle facilité le système était-il opérationnel ? Combien de temps cela a-t-il pris ? A quel moment a-t-on pu connecter pour la première fois le programme de planification au système des salaires ?
  • •          Quel est le délai de réponse et de réaction lorsque vous téléphonez ou posez une question au fournisseur?
  • •          Le fournisseur prévoit-il des « journées utilisateurs » ?
  • •          Avec quelle fréquence des nouvelles versions du logiciel sont-elles fournies ?

Ce dernier point demande quelques explications. Souvent il est stipulé dans les conditions générales que les nouvelles versions (avec de nouvelles fonctionnalités) sont incluses. Mais les clients, en sont-ils avertis ? Est-il facile de faire implémenter ces nouvelles versions ? Ces nouvelles possibilités sont-elles suffisamment documentées ? Pour un fournisseur, la mise à disposition de nouvelles versions représente toujours une charge de travail supplémentaire. Peut-être préfère-t-il que les clients changent de version le moins possible et est-il avare d’informations sur ce point.

Conclusion

Nous ne nous sommes volontairement pas attardés sur les différents aspects fonctionnels auxquels un bon système de planification doit satisfaire. Nous avons préféré mettre en lumière quelques aspects secondaires auxquels on accorde généralement (trop) peu d’importance.

Si vous souhaitez démarrer une discussion autour de cet article ou autour des aspects fonctionnels de la planification des horaires, vous pouvez me contacter. Je jouis de près de 30 d’expérience dans l’introduction de systèmes de planning et d’enregistrement d’horaires et fais de la consultance en la matière. Vous pouvez me contacter par courriel à info@timegala.com ou par le BLOG www.timegala.com/fr/blog/.

 

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