Afin d’éviter les erreurs de médication lors des soins, la mise en place d’une boucle fermée ou « closed loop » pour l’administration de médicaments -de la livraison des produits en vrac à la pharmacie à leur administration au chevet des patients – est, en théorie, la solution la plus sûre. Pour y parvenir, l’AZ Alma, Eeklo, a opté pour un système décentralisé, mis en pratique à l’aide d’Ethilog et Hospital Logistics.  

 

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« Nous avons longuement débattu des avantages et inconvénients des modèles centralisé et décentralisé avec tous les intervenants de l’hôpital », explique Rudy Maertens, directeur général de l’AZ Alma. Tous les problèmes éventuels ont été abordés : l’aspect logistique, les souhaits des pharmaciens et infirmiers, les limitations budgétaires et les contraintes en matière de personnel. « De plus, les unités de soins sont actives 7j/7, 24h/24. Le modèle devait donc aussi répondre aux besoins de l’hôpital en soirée et les week-ends. Nous avons examiné toutes ces questions pendant deux ans, avant d’opter pour le système que nous avons désormais implanté ici et, une première en Flandre, déployé dans tout l’hôpital. » 

 

Stocks décentralisés 

Dans un système de distribution centralisé, les médicaments sont livrés au nom du patient depuis la pharmacie centrale vers l’unité de soins. « Notre préférence s’est portée sur un système décentralisé où la préparation du médicament – medication picking – est ramenée plus près du lit du patient, afin de répondre le plus vite possible aux modifications de médication, à tout moment de l’administration d’un traitement », indique la pharmacienne en chef Ann-Sophie Franki. Dès lors, dans chaque unité de soins, il y a une armoire Ethilog comportant 80% des médicaments courants pour ce service. « Les 20% restants, ce sont des médicaments spécifiques à chaque patient que nous délivrons à partir de la pharmacie centrale. La gestion logistique des 80% dans l’armoire s’effectue depuis la pharmacie et la sélection des médicaments se fait par l’infirmier sur base de la prescription électronique qui gère l’accès à l’armoire. » 

 

Rôle du gestionnaire de projet 

Le déploiement de tout le système requiert des connexions logicielles complexes : depuis le robot dans la pharmacie, les données des armoires et le logiciel pharmaceutique interne. Ann-Sophie Franki : « À un certain moment, nous étions bloqués. Il était difficile pour nous de savoir à qui on devait demander quoi. Avec l’aide d’un gestionnaire de projet de Hospital Logistics, nous avons non seulement pu répertorier tous les problèmes en suspens, mais aussi désigner les personnes qui devaient se charger de résoudre chaque problème spécifique. Le gestionnaire de projet collait, littéralement, aux basques des différentes parties pour s’assurer qu’on parvienne à une solution. Il y a encore régulièrement des concertations entre la pharmacie (deux pharmaciens adjoints et moi-même) et le gestionnaire de projet, et Ethilog se joint souvent à nous en tant qu’acteur majeur, ainsi que d’autres parties externes, si nécessaire. » 

 

Le directeur apprécie surtout le sens de responsabilité des firmes impliquées. « Nous avons discuté de ce point en toute transparence avec nos partenaires. Cela fait plaisir de constater que Hospital Logistics et Ethilog étaient prêts à s’impliquer avec un gestionnaire de projet spécifique qui coordonnait l’ensemble, de sorte que nous avons pu nous concentrer sur nos tâches internes tandis que le projet avançait. » 

 

Valeur ajoutée du système 

« Avec notre structure, nous avons essayé de conserver au maximum la philosophie “closed loop”, mais dans un contexte organisationnel réalisable », poursuit Rudy Maertens. « En vue d’une sécurité complète pour le patient et de la traçabilité des médicaments, il n’y a plus qu’à réaliser le scanning au lit du patient. L’évolution actuelle vers un roulement plus rapide des patients dans l’hôpital et l’intensité élevée des soins qui en découle nous obligent à travailler plus efficacement sur base de la philosophie de Lean ». Pour parvenir à cette efficacité, chaque prescription électronique enregistrée dans l’ordinateur par l’infirmier, ne doit être validée qu’une fois par le médecin, tant que la médication n’est pas modifiée. Ainsi, les erreurs de copie sont également évitées. Pour diminuer le volume des retours de médicaments, les produits ne peuvent être retirés de l’armoire que durant un laps de temps déterminé. En pharmacie aussi, le stockage des médicaments dans le robot, avec numéro de lot et date de péremption, permet une gestion plus rationnelle du stock central. « En travaillant avec un stock de médicaments décentralisé, la valeur financière pure du stock va augmenter en termes comptables, mais la valeur ajoutée (amélioration de la sécurité des patients, diminution des retours, moins de médicaments périmés, efficacité et qualité optimisées…) doit faire pencher la balance globale positivement », conclut le directeur. 

 

Conclusion 

Une bonne préparation – à la fois technique avec les firmes adéquates et au niveau du processus de réflexion interne – et une gestion de projet stricte sont d’une importance capitale pour l’implantation d’un système d’administration des médicaments généralisé à tout l’hôpital. Le reste tient au changement de culture, à la volonté chez chacun d’adapter sa méthode de travail et de s’inspirer mutuellement à mettre progressivement en place le système dans tous les services jusqu’à ce que tout le monde dise : « nous ne voulons pas revenir à l’ancien système. »  

 

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www.hospitallogistics.eu
info@hospitallogistics.eu 

 

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