Michiel Beckers est entré en fonction il y a quelques mois comme responsable de la pharmacie de l’AZ Zeno. Nous l’avons rencontré dans le nouveau bâtiment de l’hôpital à Knokke-Heist, afin de parler de  l’organisation du service de pharmacie. Comment assurent-t-ils une plus grande sécurité lors de la distribution des médicaments ?  

 

Michiel Beckers, responsable de la pharmacie, a quitté cette année l’AZ Damiaan pour rejoindre l’AZ Zeno, un hôpital qui a lui-même emménagé en mars dans une nouvelle infrastructure. De par sa fonction, il veille notamment au bon fonctionnement de la distribution de médicaments. Auparavant, cette distribution était organisée depuis le campus à Blankenberge, mais maintenant, c’est à Knokke-Heist que bat le cœur de ce service.

 

“La littérature (cf. To Err is Human) décrit le risque d’erreur de médication qui existe lors d’une admission à l’hôpital. Les principales causes de ces erreurs de médication se situent lors de la prescription de médicaments, de transfertsinternes (d’une unité de soins à une autre), de la transcription de prescriptions de médicaments, de leur distribution et de leur administration au patient… Une telle erreur peut éventuellement entraîner de nouvelles admissions ou prolonger la durée d’une hospitalisation, ce qui peut à son tour provoquer une augmentation des coûts pour notre système de soins de santé”, explique M. Beckers.

 

“James Reason a illustré efficacement la façon dont les incidents peuvent se produire avec le modèle du gruyère. Ce modèle se compose de différentes tranches, dans lequel chacune d’elles représente une barrière qu’il faut franchir pour provoquer une erreur. Chaque barrière est une personne qui est impliquée dans le processus ou une mesure qui est prise pour que le processus se déroule dans accroc. Les exemples d’interventions visant à éviter les erreurs de médication sont : un personnel bien formé, un personnel motivé, un personnel en nombre suffisant, des appareils sûrs, un système de prescription électronique des procédures standardisées… Toutes ces barrières doivent être surmontées pour qu’une erreur soit commise. Plus il y a de barrières, plus le risque d’erreur de médication est faible. Afin d’accroître la sécurité médicamenteuse, l’AZ Zeno a choisi d’installer un système de distribution automatisé et décentralisé Ethilog® lors de son déménagement vers le nouvel hôpital à Knokke. Grâce à un tel système de distribution décentralisé, de nombreuses barrières supplémentaires à surmonter sont placées avant qu’un incident ne puisse se produire. Parmi celles-ci, le ‘picking’ des médicaments par moment d’administration, ce qui élimine le risque de poursuivre des thérapies qui ont déjà été interrompues. Par ailleurs, tous les médicaments qui sont retirés de l’armoire sont scannés, ce qui écarte tout risque de se saisir des mauvais médicaments. Auparavant, ce sont surtout les ‘sound-alike’ et les ‘look-alike’ qui provoquaient le plus fréquemment des erreurs de médication”, ajoute M. Beckers.

 

“Les armoires Ethilog® sont des armoires de médicaments automatisées (Automated dispensing machines). Elles sont présentes dans chaque unité de soins et contiennent les médicaments les plus fréquemment prescrits. Étant donné que chaque département possède sa propre spécialité, et donc son propre traitement médicamenteux, toutes les armoires ont une composition différente. Les armoires sont composées de manière à ce que l’on puisse y trouver 80% des médicaments indispensables pour le patient. Les autres 20% sont fournis par la pharmacie de l’hôpital. Il s’agit de médicaments qui sont prescrits moins fréquemment ou de préparations qui sont fournies sur mesure pour le patient.”

 

“De cette manière, nous pouvons être beaucoup plus rapides sur la balle et réduire l’ampleur des retours. Ceux-ci s’élèvent aujourd’hui à environ 2%, alors qu’ils atteignaient de 20 à 30% par le passé. Grâce au système décentralisé, nous pouvons en effet agir de manière plus réactive et flexible. Cela permet un fonctionnement plus efficace et cela nous évite de faire deux fois le travail.”

 

Le fournisseur Ethilog® joue un rôle essentiel dans cette approche décentralisée. “Son système garantit la traçabilité des médicaments. Nous avons une bien meilleure vue du parcours des médicaments. Qui a retiré quel médicament de l’armoire Ethilog® ? À quel moment ? Pour quel patient ?”

 

L’approche au service de soins infirmiers lui-même se déroule de la manière suivante :

  • Dans un premier temps, l’infirmier(ère) est tenu(e) de s’identifier au moyen de son badge.
  • Ensuite, le nom du patient est introduit ou la vignette du patient est scannée.
  • Les médicaments qui sont prescrits dans le système électronique de prescription apparaissent un à un à l’écran.
  • Dans le même temps, l’emplacement où se trouve le médicament dans l’armoire s’éclaire. De ce fait, l’infirmier(ère) est guidé(e) vers le bon endroit (Pick-to-light-system).
  • Enfin, à chaque fois qu’un médicament est retiré, il est scanné.

 

Pick To Light SystemComment le pharmacien sait-il ce qu’il faut compléter dans les armoires ? “Les armoires possèdent un double stock de tous les médicaments. Lorsque l’un des deux petits paniers de médicaments est vide, ce panier est retiré de l’armoire. L’infirmier(ère) signale alors que la moitié du stock présent est déjà utilisée. Cette information parvient au pharmacien et lui signale qu’il faut compléter le stock de médicaments. Lorsque l’on retire le panier de médicaments signalé vide, celui-ci est immédiatement remplacé par le second panier de médicaments qui se trouve derrière lui, ceci grâce au double stockage.”

 

L’AZ Zeno a énormément progressé grâce à l’installation de ce nouveau système. Mais les choses ne s’arrêtent pas là, car il est toujours possible de faire mieux. C’est ainsi qu’il faut encore toujours assurer le suivi des stocks et des utilisations, afin de garantir que le stock soit optimal dans les armoires. En outre, la formation des nouveaux membres du personnel est également cruciale. Outre l’optimalisation du système de distribution des médicaments, de nombreux autres défis attendent d’ailleurs le pharmacien hospitalier. Songeons par exemple à la réalisation, au contrôle et à la gestion des préparations magistrales, stériles et cytostatiques, au suivi des nombreuses ruptures de stock ou au déroulement de la pharmacie clinique (front office et back office)… Grâce à l’Association flamande des pharmaciens hospitaliers, Michiel Beckers est tenu au courant de tout ce qui se passe dans d’autres hôpitaux et de la manière dont les autres pharmacies hospitalières sont organisées. Dans ce domaine aussi, apprendre les uns des autres est le leitmotiv pour apporter des soins meilleurs et plus sûrs.

 

Récemment, l’AZ Zeno a également investi dans une machine de reconditionnement. “En effet, peu de médicaments sont disponibles via des doses unitaires. En conséquence, les médicaments sont reconditionnés, ce qui permet une identification à l’unité. De plus, chaque sachet est muni d’un code GS1 unique, ce qui rend possible la traçabilité de ce médicament. L’implémentation du dossier électronique du patient de l’UZ Brussel et le ‘bedside scanning’ sont les prochaines étapes. Tous ces progrès permettront d’améliorer la sécurité médicamenteuse au sein de notre hôpital.”

 

Les avantages du nouveau fonctionnement dans ses grandes lignes

  • Plus grande traçabilité des médicaments et des processus
  • Picking et réapprovisionnement plus sûrs et plus rapides
  • Charge de travail réduite pour les collaborateurs de la pharmacie et le personnel infirmier
  • Moins de retours