Le traitement des factures papier représente toujours un gros défi. C’est particulièrement vrai pour des organisations complexes telles que les hôpitaux, qui travaillent régulièrement avec de nombreux fournisseurs différents. Le processus implique un grand nombre d’étapes et peut nécessiter un temps considérable pour être réalisé. Chaque facture doit être enregistrée, envoyée au système ERP et subir le processus d’approbation subséquent. Ceci peut facilement se traduire en un travail essentiellement manuel et chronophage. Ce processus nécessitant beaucoup de main œuvre et souvent sujet aux erreurs peut avoir un impact significatif sur la productivité de votre personnel et, finalement, sur votre rendement.
 

Comment pouvez-vous permettre simultanément à votre organisation de réduire le coût de traitement par facture et de maximiser la productivité de vos processus de comptabilité fournisseurs ? Comment pouvez-vous mettre sur pied des procédures rentables, efficaces et transparentes de traitement des factures, depuis le moment où les documents arrivent jusqu’à l’envoi des factures à votre ERP ?
 

iGuana propose une solution clé en mains pour la saisie automatisée de factures, l’extraction de données, le traitement intelligent et l’archivage numérique. La solution offre un potentiel significatif d’économies immédiates et de retour sur investissement rapide. Elle peut changer le rôle de votre département de comptabilité fournisseurs d’un centre de coûts en un centre de profits, contribuant positivement au rendement de votre organisation. En scannant les factures papier au point d’entrée, un processus de comptabilité entièrement automatisé peut être réalisé, depuis l’extraction initiale des données des factures jusqu’à l’archivage des documents en conformité avec les réglementations.
 

Traitement automatique et approbation des factures d’achat
La solution iGuana pour le traitement automatique et l’approbation des factures d’achat est basée sur la plate-forme logicielle iGuana iDM pour la gestion de documents électroniques et l’archivage numérique. Cette solution clés en mains facilite le traitement automatique des factures entrantes à tous les stades du processus de comptabilité fournisseurs : depuis la numérisation/le scannage et le classement des factures, l’extraction de données et la validation, jusqu’à la sortie et la confirmation finale des données de factures dans l’ERP, le logiciel de comptabilité ou n’importe quel autre système central.
 

Scannage de factures & extraction de données
Toutes les factures papier entrantes sont scannées directement dans iGuana iDM, un système d’archivage numérique centralisé. La technologie d’extraction de données basée sur l’intelligence artificielle (AI) extrait automatiquement les données essentielles des factures (nom du fournisseur, numéro de facture, date, montant et d’autres détails). Les paramètres intégrés spécifiques au pays assurent un contrôle automatisé de la conformité réglementaire. Les factures validées sont enregistrées automatiquement dans votre ERP.
 

Routage des factures & flux de travaux
Les factures envoyées peuvent être dirigées automatiquement vers les membres responsables de votre personnel pour les actions futures. Les factures peuvent également entrer dans un flux sophistiqué de travaux basé sur des déclencheurs, des actions d’utilisateur et d’autres règles d’entreprise, comprenant l’approbation de facture, les augmentations et le traitement d’erreurs. Par exemple, des factures contenant des rubriques spécifiques peuvent être dirigées automatiquement vers des utilisateurs sélectionnés dans le cadre d’un flux de travaux d’approbation impliquant des actions spécifiques par des utilisateurs spécifiques dans un ordre prédéfini. Votre ERP est mis à jour automatiquement avec le statut de la facture, tel que “en attente d’approbation”. L’audit complet est disponible pour toutes les transactions de facture individuelles.
 

Archivage de factures
Toutes les factures scannées sont indexées, classées dans une structure logique et archivées de manière sécurisée dans iGuana iDM en conformité avec la loi, dans un format infalsifiable qui garantit l’accessibilité future. Les utilisateurs peuvent facilement retrouver les factures à la demande en utilisant une fonction de recherche puissante et consulter toutes les factures directement à partir de leur écran ERP.
 

Principaux avantages
Certains des avantages principaux pour votre organisation incluent, mais ne se limitent pas à :
• Une transparence accrue du processus et une amélioration des contrôles internes
• La standardisation du traitement des factures et la visibilité pour la gestion du budget et la planification
• Des économies grâce à l’élimination de la saisie manuelle de données par le biais de l’extraction automatisée de données
• La suppression du risque lié à la perte, au déplacement ou à la mauvaise manipulation de factures
• L’optimisation de la qualité des données et du processus grâce à la validation et à l’assurance de de la conformité
• L’amélioration de la gestion de la trésorerie par le biais de l’élimination des frais de retard et des doubles paiements
 

À propos d’iGuana
iGuana est un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de documents & de services de scannage et un distributeur de premier plan de scanners de documents professionnels. Nous proposons un logiciel dernier-cri de gestion de documents et d’archivage numérique (iGuana iDM) et une large gamme de services professionnels de scannage et de numérisation (ScanFactory). Nous fournissons également une large sélection d’équipements de scannage professionnels, tels que des scanners de microfilms & de microfiches, scanners de livres, scanners grand-format, etc. Avec plus de 30 ans d’expérience dans le secteur et l’un des portefeuilles de solutions et de services les plus complets, nous sommes un guichet unique pour tous les besoins en gestion de documents et archivage numérique de nos clients.
 

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