© Johan Martens

 

AZ Alma en Ziekenhuis Maas en Kempen hebben net een grote verhuis achter de rug, terwijl AZ Zeno er volop mee bezig is. Intrekken in een nieuwbouwziekenhuis vereist ongelooflijk veel coördinatie, daar bestaat geen twijfel over, maar laat ons ook even stilstaan bij de vele verhuisstromen intern in ziekenhuizen. “Wij verhuizen bijna doorlopend”, zegt Matty Stommelinck van AZ Sint-Lucas Gent. “Daardoor hebben wij een vrij uitgebreid scenario als leidraad, en dat is nodig.”

 

Hoe bewaar je het overzicht over de vele verhuisbewegingen binnen je ziekenhuis? Op studieavonden en andere netwerkmomenten van Zorg.tech kwam de vraag naar een artikel rond dit thema weleens ter sprake. Matty Stommelinck (stafmedewerker infrastructuur) en Philip Van Laere (stafmedewerker IT-zorg) van AZ Sint-Lucas Gent gunnen ons daarom een blik op hun manier van werken. Checklists zijn het codewoord.

 

Er wordt veel verhuisd binnen de ziekenhuismuren. Het is een verhaal dat nooit af is en ook het optimaliseren van de bijhorende processen is eveneens een constante. Een 1-op-1-verhuis zoals AZ Zeno nu met de nieuwbouw, dat hebben ze bij AZ Sint-Lucas nog niet meegemaakt.

 

Matty STOMMELINCK
Matty Stommelinck: “Wij spreken veeleer over ingebruiknames dan over verhuizen. Zo wordt het opstarten van een nieuwe afdeling ook omschreven in ons bouwproces als een ingebruikname.” © Johan Martens

De impact van het verhuizen van een afdeling is enorm. Er dienen heel wat diensten bij betrokken te worden, en niet alleen op logistiek vlak dan. Zo dient de informatie op de website en in brochures aangepast te worden, patiënten en bezoekers moeten tijdig ingelicht worden van de gewijzigde verblijfplaats, de signalisatie moet geüpdatet worden… Wat ook een grote rol speelt is of de verhuis binnen hetzelfde gebouw plaatsvindt of niet. De meeste verhuizen kunnen via interne gangen gebeuren, maar soms moeten eens een straat over. Een recent voorbeeld daarvan zijn de administratieve diensten die in 2017 hun intrek namen in een losstaand loftgebouw (zie Zorg&Techniek 016).

 

Daarnaast is er een verschil tussen een verhuis van zorggerelateerde afdelingen en ondersteunende afdelingen. Zo was Philip Van Laere minder betrokken bij de verhuis van de administratieve diensten naar het loftgebouw, aangezien dat niet zorg- of patiëntgerelateerd was. Bij Philip komt het erop aan om de zorg te ondersteunen, zoals verderop te lezen is in dit artikel.

 

Wat voor verhuis het ook betreft, het is hoe dan ook belangrijk om een goed scenario te hebben dat als houvast dient. Het is zinloos om telkens opnieuw het warm water uit te vinden en mogelijk dezelfde fouten te maken. Het bijkomende voordeel van een checklist, stappenplan of handleiding – noem het zoals je wil – is dat wanneer een idee of suggestie opduikt je dat meteen aan een kapstok kan hangen om het vervolgens al dan niet te implementeren.

 

Enkele jaren geleden werden 8 sleutelprocessen binnen het ziekenhuis aangeduid door de directie om in kaart te brengen, één daarvan is het bouwproces met de daarbijhorende ingebruiknames en verhuizen. De kleine verhuizingen worden gecoördineerd door de projectverantwoordelijke van het desbetreffend bouwproject, maar als het een omvangrijker project betreft wordt een verhuiscoördinator aangesteld. Er komt namelijk zoveel bij kijken dat het niet evident is om niets uit het oog te verliezen. De checklists, met bijhorend online dashboard, zorgen voor overzicht. De verhuiscoördinator meldt ondertussen aan alle betrokken partijen dat er een verhuis aankomt en communiceert de verhuisdata. Denk hierbij aan:

 

  • Het directiesecretariaat om de telefoonlijsten aan te passen
  • De communicatiedienst voor de nodige aanpassingen op het internet en intranet
  • De stafmedewerker personeelsdienst
  • De dienstverantwoordelijke voor het magazijn en de besteladministratie
  • De dienstverantwoordelijke zorgondersteuning die zich ontfermt over patiëntenvervoer en ontslagschoonmaak
  • Een grote groep betrokkenen van de MIT-dienst

 

De checklists zijn een ontzettend handig instrument, maar ook het vlekkenplan is een cruciaal element. Daarop kan je zien welke dienst waar zit in het ziekenhuis aan de hand van blokken en niveaus. Het is een hele oefening om alles een (tijdelijke) plaats te kunnen geven. AZ Sint-Lucas zit midden in de Arteveldestad ingebed, waardoor er weinig ruimte is om te manoeuvreren of uit te breiden.

 

Verhuizen ziekenhuis
Op de flowchart die bij een verhuis hoort, vind je een uitroepteken terug bij elke fase waar een document bij hoort met specifieke veiligheidsinstructies.

 

 

Ook naar veiligheid toe zijn een goede planning en organisatie belangrijk. Matty Stommelinck: “Conform het bouwproces, wordt alles nauwgezet gelogd. En op de flowchart die bij een verhuis hoort, vind je een uitroepteken terug bij elke fase waar een document bij hoort met specifieke veiligheidsinstructies. Voor ingebruikname vinken we ook altijd onze checklist af. Hieronder vind je enkele criteria, die afhankelijk van hetgeen verhuisd wordt van toepassing zijn:

 

  • Zijn alle keuringen in orde? (Elektriciteit, branddetectie, verslag brandweer…)
  • Zijn alle nodige attesten aanwezig?
  • Is het brandpreventiedossier in orde?
  • Zijn de medische gassen correct aangesloten?
  • Is de bewegwijzering aangepast?
  • Heeft infectiepreventie de afdeling of dienst vrijgegeven?
  • Zit de verhuisde afdeling correct in het facilitair pakket?
  • Zijn de plannetjes van het ziekenhuis geüpdatet?

 

De lijst is héél uitgebreid, om echt niets te vergeten, en heeft zowat de status onmisbaar verworven. De checklist voor ingebruikname is een van de zes belangrijke documenten binnen het bouwproces die steeds ingevuld worden. De projectverantwoordelijke houdt de status van die documenten bij in Excel en dit wordt automatisch omgezet naar een dashboard. Zo kan iedereen zien binnen het ziekenhuis hoever een project is opgeschoten.”
Philip Van Laere speelt met zijn opvolging vooral in op het zorgaspect: “Anders kwam er te veel op het bord van de dienstverantwoordelijke dan wel de aangestelde verhuiscoördinator terecht. Die volgen het project wel op, maar het is niet zo dat zij om de zoveel jaar een verhuis voor de kiezen krijgen. Het is voor iedereen telkens een beetje zoeken en net daarom zorgen we voor ondersteuning met onze procedures en checklists. Anders moet iedereen telkens weer van 0 starten en kan het woord efficiëntie geschrapt worden in dit verhaal.”

 

De checklist die Philip uitwerkte is een aanvulling op de technisch gerichte checklist binnen het bouwproces. “Er werd zoveel mogelijk uitgestippeld op basis van functies en niet van namen, zodat het een document is waarop je makkelijk kan inpikken. De checklist wordt doorgestuurd naar alle betrokken partijen die elk verantwoordelijk zijn voor hun deel van de lijst. Die wordt dan teruggekoppeld naar de verantwoordelijke die in zijn overzicht snel de stand van zaken kan zien.”

 

Philip VAN LAERE
Philip Van Laere: “Er werd zoveel mogelijk uitgestippeld op basis van functies en niet van namen, zodat het een document is waarop je makkelijk kan inpikken.” © Johan Martens

“Met uitgebreide checklists werken is de beste aanpak. Ook al zijn mogelijk heel wat zaken niet van toepassing specifiek voor de verhuis die je moet opvolgen, je hebt tenminste over alles nagedacht. Je hoeft die niet nodeloos complex te maken. Hou het simpel en duidelijk en pluk de vruchten van het helikopterzicht dat je creëert. Ook bij de evaluatie achteraf is het een nuttige leidraad. Als er bij ingebruikname gevraagd wordt waarom iets wel of niet zus of zo gedaan werd, dan kijk je terug in de documenten en zie je de achterliggende motivatie. Was het toch niet de beste keuze? Dan neem je dat mee voor de volgende keer. De checklists, lijsten, procedures… zijn levende zaken die meegroeien. Er is altijd ruimte voor verbetering en door het netjes bij te houden kan je weten hoe en waar.”

 

We willen trouwens samen ook nog één intranetpagina aanmaken waar alle info van de ingebruiknames op een gebruiksvriendelijk kan geconsulteerd worden door iedereen die erbij betrokken is, en dit over de departementen heen.

 

 

Techniek en hygiëne
Dit artikel verscheen in editie 018  van het magazine Zorg&Techniek (zorg.tech). In deze editie werd ook extra aandacht besteed aan de impact van ziekenhuishygiëne op de technische dienst. De schoonmaak bij verhuisprojecten verloopt in het AZ Sint-Lucas doorgaans in drie fases. Er vindt een schoonmaakbeurtplaats bij het einde van de werfactiviteiten. Dikwijls doet de aannemer dit. Nadien wordt er grondig schoongemaakt vooraleer het los meubilair geplaatst wordt. Tot slot passeert de schoonmaakdienst nog eenmaal voor een eindschoonmaak. Als het een werf zou betreffen waarbij er een verdiep hoger of lager nog gewerkt wordt, dan worden extra schoonmaakbeurten aangevraagd. Schoenovertrekken zijn een vereiste, maar er duikt altijd wel ergens een paar vuile voetafdrukken op.