Michiel Beckers is enkele maanden terug, in januari, gestart als hoofdapotheker bij AZ Zeno. We zochten hem op in het nieuwbouwziekenhuis in Knokke-Heist om er te spreken over de organisatie van de apotheekdienst. Hoe zorgen ze voor een hogere veiligheid bij de medicatiedistributie? 

 

Hoofdapotheker Michiel Beckers verliet dit jaar AZ Damiaan en verhuisde naar AZ Zeno, een ziekenhuis dat in maart zelf verhuisde naar een nieuwbouwinfrastructuur. Als hoofdapotheker ziet hij toe op de goede werking van onder meer de medicatieverdeling. Vroeger werd de medicatiedistributie georganiseerd vanuit de campus in Blankenberge, nu bevindt het kloppende hart zich in Knokke-Heist.

 

“De literatuur (cf. To Err is Human) beschrijft het mogelijke risico dat er bestaat op een medicatiefout bij opname in het ziekenhuis. Belangrijke oorzaken van medicatiefouten vinden we terug bij het voorschrijven van geneesmiddelen, interne transfers (van de ene verpleegafdeling naar de andere), de transcriptie van geneesmiddelopdrachten, de verdeling van geneesmiddelen, de bereiding en toediening van geneesmiddelen… Dit kan eventueel leiden tot nieuwe opnames en een langere verblijfsduur in het ziekenhuis, wat op zijn beurt aanleiding kan geven tot een extra kost voor onze gezondheidszorg”, weet apr. Beckers.

 

“James Reason bracht het ontstaan van incidenten treffend in beeld met het gatenkaasmodel. Dit model bestaat uit verschillende lagen, waarbij elke laageen barrière voorstelt die doorbroken moet worden om tot een fout te leiden. Elke barrière is een persoon die betrokken is in het proces of een maatregel die genomen wordt om het proces foutloos te laten verlopen. Voorbeelden van interventies om het risico op medicatiefouten te vermijden zijn goed opgeleid personeel, gemotiveerd personeel, voldoende personeel, veilige apparatuur, een elektronisch voorschrijfsysteem, gestandaardiseerde procedures…  Al deze barrières moeten overwonnen worden alvorens een fout ontstaat. Hoe meer barrières er zijn, hoe kleiner het risico op het ontstaan van een medicatiefout.

 

Om de medicatieveiligheid te verhogen heeft AZ Zeno ervoor gekozen om een geautomatiseerd decentraal distributiesysteem van Ethilog® te implementeren bij verhuis naar het nieuwe ziekenhuis in Knokke. Door dergelijk decentraal distributiesysteem te implementeren worden heel wat extra barrières toegevoegd die overwonnen dienen te worden alvorens een incident zal plaatsvinden. Enkele voorbeelden hiervan zijn de picking van de medicatie per toedieningsmoment waardoor het risico om reeds gestopte therapieën verder te zetten uitgesloten wordt. Daarnaast worden alle geneesmiddelen die uit de kast genomen worden gescand, waardoor het misgrijpen van geneesmiddelen, waarbij vooral de sound-alike en look-alike geneesmiddelen het frequentst aanleiding gaven tot medicatiefouten, ook wordt weggewerkt”, licht apr. Beckers toe.

 

“Ethilogkasten zijn geautomatiseerde medicatiekasten (Automated dispensing machines). Deze zijn aanwezig op elke verpleegafdeling en omvatten de frequentst voorgeschreven geneesmiddelen. Doordat elke afdeling zijn eigen specialiteit heeft en dus zijn eigen specifieke medicamenteuze behandeling, kent elke kast een verschillende samenstelling. De kasten zijn zodanig samengesteld dat 80% van de noodzakelijke medicatie voor de patiënt hieruit gehaald kan worden. De andere 20% wordt verstrekt vanuit de ziekenhuisapotheek. Dit zijn dan geneesmiddelen die minder frequent worden voorgeschreven of bereidingen die op maat van de patiënt worden afgeleverd.”

 

“Op deze manier kunnen we veel korter op de bal spelen en verminderen we ook de omvang van de retours. Die liggen nu op zo’n 2%, terwijl dit vroeger tot 20 of 30% opliep. Dankzij het decentrale systeem kan er namelijk reactiever en flexibeler gehandeld worden. Het zorgt voor een efficiëntere werking en dubbel werk wordt vermeden.”

 

Leverancier Ethilog® speelt een centrale rol in deze decentrale aanpak. “Hun systeem garandeert de traceerbaarheid van de medicijnen. We hebben een veel beter zicht op het traject van de medicijnen. Wie heeft welk medicijn uit de Ethilogkast gehaald? Op welk tijdstip? Voor welke patiënt?”

 

De aanpak op de verpleegafdeling zelf loopt als volgt:

  • In een eerste stap dient de verpleegkundige zich te identificeren aan de hand van zijn of haar badge.
  • Vervolgens wordt de naam van de patiënt ingetikt of wordt het patiëntenvignet gescand.
  • De geneesmiddelen die voorgeschreven staan in het elektronisch voorschrijfsysteem komen dan één voor één op het scherm.
  • Hiermee samengaand licht de locatie waar het geneesmiddel zicht bevindt op in de kast. Hierdoor wordt de verpleegkundig gegidst naar de juiste locatie (Pick-to-light-system).
  • Ten slotte wordt bij elke uitname, het geneesmiddel gescand.

 

Pick To Light SystemHoe weet de apotheek nu wat er aangevuld moet worden? “In de kasten zijn dubbele voorraden aanwezig van alle geneesmiddelen. Wanneer één van de twee medicatiebakjes leeg is, wordt dit lege bakje uit de kast gehaald. Hierbij maakt de verpleegkundige een melding dat reeds de helft van de aanwezige voorraad opgebruikt is. Deze melding komt tot bij de apotheek, wat een signaal is om opnieuw de geneesmiddelenvoorraad aan te vullen. Bij het weghalen van het leeg-gemelde medicatiebakje wordt deze dankzij de dubbele voorraad onmiddellijk vervangen door het achterliggende, tweede medicatiebakje.”

 

AZ Zeno heeft grote stappen voorwaarts gezet met de implementatie van het nieuwe systeem. Het verhaal stopt natuurlijk nooit en verbeteringen zijn altijd mogelijk. Zo moeten de kastvoorraden en verbruiken opgevolgd blijven worden om zo een optimale kastvoorraad te blijven garanderen. Daarnaast is opleiding voor nieuwe personeelsleden ook van cruciaal belang. Naast de optimalisatie van het medicatiedistributiesysteem staat de ziekenhuisapotheker daarnaast voor nog heel wat andere uitdagingen. Denk maar aan het uitvoeren, controleren en beheren van de magistrale, steriele en cytostatica bereidingen, het opvolgen van de vele stockbreuken, het uitrollen van klinische farmacie (frontoffice en backoffice)… Dankzij de Vlaamse Vereniging van Ziekenhuisapothekers blijft Michiel Beckers op de hoogte van wat er leeft in andere ziekenhuizen en hoe andere ziekenhuisapotheken georganiseerd zijn. Leren van elkaar is ook hier de boodschap om samen tot een betere en veiligere zorg te komen.

 

Recentelijk heeft AZ Zeno ook geïnvesteerd in een herverpakkingsmachine. “Weinig medicatie is namelijk beschikbaar via unitdosis. De medicatie zal bijgevolg herverpakt worden zodat eenheidsidentificatie mogelijk is. Bovendien is elk zakje voorzien van een unieke GS1-code zodat traceerbaarheid van deze medicatie mogelijk wordt. Een volgende stap vooruit wordt het implementeren van het elektronisch patiëntendossier van UZ Brussel en bedside scanning. Al deze zaken zullen ervoor zorgen dat de medicatieveiligheid verhoogd wordt binnen ons ziekenhuis.”

 

 

De voordelen van de nieuwe werking in een notendop

  • Hogere traceerbaarheid van medicatie en de processen
  • Veiligere en snelle picking en herbevoorrading
  • Lagere werklast voor apotheekmedewerkers en verpleegkundigen
  • Minder retours