UZ Leuven en de K.U. Leuven bouwen samen aan de Health Sciences Campus Gasthuisberg, waar verschillende activiteiten samengebracht zullen worden. Momenteel wordt er gebouwd aan een nieuw ambulant centrum dat het ziekenhuis klaar moet maken voor de stijgende ambulante patiëntenzorg. We spraken met Erik Van De Wauwer, afdelingshoofd projectbureau bij de technische dienst, en Steven Hinnisdaels, stafmedewerker ruimteplanning, over hoe de nieuwe polikliniek er zal uitzien.

 

Consultatiediensten geconcentreerd in Health Sciences Campus Gasthuisberg

De bouw van het nieuw ambulant centrum kadert in het ruimer architectuur masterplan van het UZ Leuven. De drie bestaande campussen Gasthuisberg, Pellenberg en de stadscampus  zullen in de toekomst versmelten tot twee campussen: Health Sciences campus Gasthuisberg voor alle acute zorgen en Campus Pellenberg voor revalidatie op universitair niveau. De acute zorg die momenteel nog plaatsvindt in de stadscampus en campus Pellenberg zullen overgebracht worden naar de  Health Sciences Campus Gasthuisberg.

 

Polikliniek UZ Leuven“We zien dat de vraag naar ambulante patiëntenzorg sterk toeneemt”, zegt Erik Van De Wauwer. “Dat is niet alleen het gevolg van overheidsmaatregelen, ook de vraag van patiënten naar ambulante zorg neemt toe omdat ze zo kort mogelijk in het ziekenhuis willen verblijven. Het UZ Leuven wil hierop een antwoord bieden door meer ruimte te maken voor ambulante zorg op campus Gasthuisberg.”

 

“Op dit moment wordt er in de voorzone van het ziekenhuis , aansluitend op het bestaande consultatieblok, gewerkt aan een nieuw gebouw van 13.000 m2. Dit blok, bestaande uit vijf verdiepingen, breidt de bestaande polikliniek van 10.000 m2 aanzienlijk uit”, vult Steven Hinnisdaels aan. “Beide gebouwen zullen samen het ambulant centrum vormen. Zo kunnen we alle consultatiediensten die voordien verdeeld waren over verschillende campussen concentreren in campus Gasthuisberg”

 

Polikliniek opgebouwd vanuit praktische concepten

In de aanvangsfase van het project werd er een stuurgroep gevormd waarin de diensthoofden van alle bestaande consultatiediensten vertegenwoordigd waren. Deze stuurgroep heeft een aantal concepten vastgelegd die uiteindelijk geïntegreerd moesten worden in het nieuwe ambulante ziekenhuis.

 

“Voor het bepalen van de concepten zijn we vertrokken van onze eigen ervaringen uit de praktijk met het bestaande consultatiegebouw”, licht Steven Hinnisdaels toe. “We hebben deze concepten trouwens ook meegenomen als opdracht voor de ontwerpwedstrijd.”

 

Concept 1: voldoende daglicht 

Polikliniek Leuven UZ“Er was een duidelijk vraag vanuit de stuurgroep om voldoende daglicht te voorzien”, zegt Steven Hinnisdaels. “Niet alleen voor de patiënten, maar ook voor de artsen en het verplegend personeel. De huidige consultatieruimtes vormen eigenlijk een binnenkern in het midden van het gebouw waar geen natuurlijk daglicht binnenvalt. Dit is niet optimaal voor het werkcomfort.”

 

In  het nieuwe gebouw zullen drie lichtcanyons het daglicht binnentrekken in het hele gebouw. De lichtcanyons lopen van boven naar onder en zorgen voor voldoende daglicht op elk van de vijf verdiepingen. Ze lopen in het midden van het gebouw en vormen een natuurlijke scheiding tussen het backoffice gedeelte en de wachtruimtes voor de patiënten.

 

“Omdat de lichtcanyons centraal liggen, verdelen zij het daglicht maximaal naar alle ruimtes van het gebouw”, zegt Erik Van de Wauwer. “De consultatieboxen worden uitgerust met veel beglazing zodat zij ook maximaal kunnen profiteren van het binnenvallende daglicht.”

 

Concept 2: gescheiden personeels- en patiëntenstromen 

“We hebben er bewust voor gekozen om de patiëntenstromen en de stromen van artsen en verpleegkundigen van elkaar te scheiden. In het nieuw ambulant centrum zullen we een dubbel gangsysteem krijgen zodat beide circulaties niet met elkaar gemengd worden.”

 

In praktijk betekent dit dat de backoffice zone volledig gescheiden wordt van de wachtzone voor de patiënten. “Dat heeft veel te maken met het concept van een universitair ziekenhuis waar de artsen in opleiding veel coaching krijgen van de artsen uit het ziekenhuis”, vertelt Erik Van De Wauwer. “Dat kan veel gemakkelijker als de zone van de artsen gescheiden is van die van de bezoekers.”

 

Concept 3: generieke consultatieruimtes 

“Verder hebben we ervoor gekozen om de consultatieruimtes zo generiek mogelijk in te richten”, zegt Steven Hinnisdaels. “In het huidig gebouw zitten de raadplegingen verdeeld over meerdere locaties met een specifieke invulling. In functie van de verschillende soorten raadplegingen hebben we onderzocht of we de overstap konden maken naar generieke raadplegingsboxen die geschikt zijn voor eender welk type van consultatie.”

 

Na heel wat denkwerk besliste de stuurgroep om te opteren voor twee verschillende types van consultatieruimte, één van 12 m2 en één van  18m2. De boxen zullen zo uitgerust worden dat ze  multifunctioneel zijn en gebruikt kunnen worden voor eender welke vorm van raadpleging, nu en in de toekomst.

 

Concept 4: one-stop principe 

UZ LeuvenNu gebeurt het nog te vaak dat je als patiënt de ene dag binnenkomt voor een raadpleging en op een andere dag nog eens moet terug komen om een functiemeting of onderzoek  te laten uitvoeren. Met het one-stop principe wil  UZ Leuven dit in de toekomst vermijden.

 

Steven Hinnisdaels verduidelijkt: “Wij willen de patiënt in één afspraak de verschillende trajecten laten doorlopen. De patiënt komt  binnen voor een raadpleging en wordt vervolgens onmiddellijk doorgestuurd voor een bloedafname, waardoor hij in één stroom, met een minimum aan tijdverlies volledig wordt voortgeholpen.”

 

“In dat opzicht is er ook goed nagedacht over de locatie van de verschillende diensten”, vult Erik Van De Wauwer aan. “We hebben ernaar gestreefd om diensten die in een logische flow samenzitten ook effectief naast elkaar te situeren. Orthopedie sluit bijvoorbeeld aan bij de dienst medische beeldvorming, en ook de gipskamer ligt vlakbij op hetzelfde niveau.”

 

Er is ook geopteerd  om slechts één centrale ruimte te voorzien voor bloedafnames. Vandaag doet elke dienst zijn eigen bloedafnames op hun specifieke locatie. Door alle bloedafnames in éénzelfde ruimte te concentreren, kan er een stuk efficiënter gewerkt worden en zal de patiënt in praktijk ook sneller en vooral op één dag geholpen zijn.

 

Patient tracking voor meer service en meer efficiëntie

In een moderne polikliniek zijn innovatieve communicatietechnologieën heel belangrijk om de patiënten zo efficiënt mogelijk te helpen. Het UZ Leuven wil in de toekomst dan ook sterk inzetten op een patient tracking systeem.

 

UZ Leuven“Een intelligent patient tracking systeem is erg belangrijk om het one-stop principe waar te maken” vertelt Steven Hinnisdaels. “Als men op elk moment weet waar  een patiënt zich precies bevindt, kan je hem  met heel gerichte aanwijzingen naar de juiste locatie doorsturen via , bijvoorbeeld, een mobiele app. En je kan zo’n systeem ook gebruiken om een patiënt die nog thuis is  te informeren over uitlopende  wachttijden in het ziekenhuis. Zo kan deze patiënt nog langer thuisblijven en moet hij minder wachten in het ziekenhuis. Ook het ziekenhuis profiteert hier van omdat de wachtruimtes op die manier ontlast worden. We willen zoveel mogelijk het just-in-time principe nastreven omdat we ervan overtuigd zijn dat dit onze patiënten en onze interne werking ten goede komt.”

 

Binnen het UZ Leuven is een werkgroep opgericht die zal onderzoeken  hoe patient tracking en andere innovatieve technologieën kunnen bijdragen tot de doelstellingen. De bedoeling is om deze systemen werkzaam te hebben op het moment van de eerste ingebruikname van het nieuw ambulant centrum, voorzien voor het eerste kwartaal van 2018.

 

Steven Hinnisdaels : “De integratie van innovatieve communicatiemiddelen zal niet ter vervanging komen van baliepersoneel. We zien het echt als een extra service naar onze patiënten. Mensen die minder mee zijn met digitale hulpmiddelen of die bewust kiezen voor het persoonlijk contact met baliemedewerkers kunnen uiteraard ook in de toekomst nog steeds aan het onthaal terecht.”

 

“Dat is trouwens vandaag ook al het geval”, voegt Erik Van De Wauwer toe. “We hebben selfservice inschrijvingsautomaten die heel prominent aanwezig zijn omdat we de mensen toch willen aansporen om deze werkwijze te proberen. Maar als het niet lukt , kan je evengoed naar de inschrijvingsbalie lopen voor de nodige informatie.”

 

Healing environment

Met de nieuwe polikliniek mikt het UZ Leuven niet alleen op een efficiëntere patiëntdoorstroming en een vlottere interne werking. Minstens even belangrijk is het gevoel van de patiënten bij een bezoek aan het ziekenhuis. De term healing environment in de zorgsector verwijst naar een omgeving die bijdraagt aan de fysieke, mentale en sociale gezondheid van de patiënt. Door een aangename setting te creëren ervaart een patiënt minder stress.

 

Leuven UZ“Ook in het nieuwe ambulante centrum zullen we veel aandacht besteden aan de look & feel van de ziekenhuisomgeving”, licht Steven Hinnisdaels toe. “Er worden verschillende wachtzones voorzien met elk hun specifieke karakteristieken. Naast de klassieke wachtruimtes met stoeltjes naast elkaar, kan je ook plaatsnemen in andere opstellingen zoals een tafel met stoelen errond of in comfortabele zetels. We willen onze patiënten verschillende vormen van wachten aanbieden zodat ze zelf kunnen kiezen wat ze het aangenaamste vinden.”

 

Ook de aankleding van de wachtruimtes wil het UZ Leuven zo aangenaam mogelijk maken. Ze proberen daarom de beste combinatie te zoeken van een huiselijke sfeer met de vereiste techniciteit die eigen is aan een ziekenhuisomgeving.

 

Over comfortstudies en testmodelkamers

Bij het ontwerp van de nieuwe polikliniek heeft  UZ Leuven niets aan het toeval overgelaten. Zo werden er eerst modelkamers gebouwd van de twee types consultatieruimtes om te testen of deze in de praktijk effectief bruikbaar waren als multifunctionele ruimte.

 

Erik Van De Wauwer: “In totaal spreken we over meer dan 400 consultatieboxen. Het is dus belangrijk om na te gaan of het idee op papier ook in werkelijkheid klopt. In eerste fase hebben we  een mockup gemaakt met platen om de oppervlakte te voelen. Daarna hebben we de consultatiebox helemaal aangekleed zoals deze oorspronkelijk was uitgedacht. Met deze modelkamers hebben we getest of alle handelingen van de verschillende diensten uitgevoerd konden worden, of alles op de juiste plaats stond, etc.”

 

Daarnaast werd er in samenwerking met het studiebureau een uitvoerige comfortstudie uitgevoerd. De consultatieboxen zijn inpandig gelegen en hebben geen opengaande ramen.

 

“Om zeker te zijn dat dit niet tot een discomfort zou kunnen leiden hebben we onderzoek gedaan naar mogelijke oververhitting van deze ruimtes”, vertelt Erik Van De Wauwer. “We gingen ook na wat de typische bezettingsgraad van deze boxen is en hoe dit zich vertaalt naar ventilatievereisten.”

 

Maximale flexibiliteit

In het ontwerp van het gebouw is flexibiliteit een belangrijk gegeven. Het nieuw ambulant centrum is zo opgebouwd dat de indeling relatief gemakkelijk aangepast kan worden als dit in de toekomst nodig zou zijn.

 

“Als de noden zouden veranderen, kunnen we bijvoorbeeld de afmetingen van de boxen aanpassen. En zelfs het vervangen van een volledige zone is mogelijk”, vertelt Erik Van De Wauwer. “We weten dat de ambulante activiteit nog sterk zal toenemen in de toekomst. Daar hebben we in ons concept ook al rekening mee gehouden. We streven ernaar om de capaciteit van het nieuw ambulant centrum flexibel te kunnen uitbreiden.”