Op 30 juni 2017 trad de nieuwe wetgeving rond overheidsopdrachten in werking. Op de website www.overheid.vlaanderen.be/overheidsopdrachten vindt u hierover alle nodige informatie, maar wij gingen alvast even te rade bij Rudi Claeys om enkele kanttekeningen te maken bij de nieuwe wetgeving.

 

Rudi Claeys (VOF CARU) was in het verleden al enkele keren gastspreker op congressen en studiemomenten van Zorg.tech. Als consultant gespecialiseerd in onder meer overheidsopdrachten is hij vaak op pad om vormingen te geven. Normaal gezien betekenen de zomermaanden een welkome rustige periode, maar de timing van de aangepaste wetgeving, 30 juni 2017, laat dat deze zomer niet toe.

 

 

Sinds 30 juni 2017 geldt namelijk de nieuwe regelgeving omtrent overheidsopdrachten. Deze is van toepassing op alle overheidsopdrachten die vanaf die datum bekend werden gemaakt of waarvoor vanaf die datum deelnemers werden uitgenodigd om zich kandidaat te stellen of een offerte in te dienen in het geval een bekendmaking niet verplicht is. Opdrachten die eerder werden bekendgemaakt of waarvan de uitnodiging tot indiening van offerte eerder verstuurd werd vallen nog steeds onder de vorige regelgeving.

 

 

Rudi Claeys
“Het is jammer dat men niet van een leeg blad gestart is, tabula rasa, maar de vorige wetgeving gewoon wat opgelapt heeft. Het is veeleer een rechtzetting van het verleden dan het inzetten van een nieuwe koers met de blik op de toekomst. Een gemiste kans.”

De eerste basiswet betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten kwam er in 1993, met uitvoering in 1996. Dat is nog altijd de basis waar tegenwoordig op voortgebouwd wordt. In 2006 volgde een eerste aanpassing van dat basiskader, met uitvoering in 2013. De wet die nu uitgevoerd wordt, sinds 30 juni 2017, dateert echter pas van 2016. “Het valt op hoe de uitvoeringstermijn beduidend korter is,” vertelt Rudi Claeys, “al zijn de doorgevoerde aanpassingen dan ook minder ingrijpend. Het is vooral een aanpassing aan de Europese terminologie en richtlijnen. Ik zie het vooral als een soort van esthetische chirurgie op het verleden en niet een toekomstgerichte operatie.”

 

“Hadden we niet beter wat meer tijd en ruimte ingebouwd? Men streeft bijvoorbeeld naar digitaal verkeer ten koste van het ouderwetse systeem met papieren offertes en dubbel gesloten omslagen, maar blijkbaar is het digitaal apparaat hierrond pas klaar in de periode 2018-2020. Dit doet een beetje denken aan het Tax-on-Webverhaal…”, betreurt Rudi Claeys. “Die extra tijd kon dan ook benut worden om echt eens van 0 die wetgeving af te stemmen op de huidige noden en moderne tijden met een volledig nieuwe beschrijving. Nu worden de bestaande teksten alleen maar wat opgelapt in de stijl van Paragraaf X onder artikel 99 wordt als volgt aangepast…”.

 

 

“Het betekent uiteraard een verbetering voor de instellingen, maar er was meer mogelijk geweest. Enkele heilige huisjes blijven overeind. Men paste zich opnieuw meer aan de bouwwereld aan dan aan de eigenlijke noden en wensen van de (zorg)instellingen.”

 

 

Met de nieuwe wetgeving worden de drempelbedragen aangepast. Hierdoor zijn er meer onderhandelingsmogelijkheden mogelijk ten opzichte van de klassieke procedures vroeger. Vroeger kon je werken met een aanvaarde factuur tot 8500 euro, maar nu gaat dat tot 30.000 euro (excl. btw). De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (vroeger: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking) ziet er ook wat anders uit: je kan 3 deelnemers uitnodigen en het toepassingsgebied is opgetrokken van 85.000 euro naar 135.000 euro. Voor een mededingingsprocedure met onderhandeling (vroeger: onderhandelingsprocedure met bekendmaking) ligt dit cijfer voortaan vast op 209.000 euro voor leveringen en diensten en voor werken nu tot 75.0000 euro in plaats van de vroegere 60.0000 euro. De procedures zelf zijn op zich weinig gewijzigd, maar het wordt in elk geval even wennen aan de nieuwe terminologie.

 

 

“Een opvallend accent is ook dat het overwegende belang van de prijs verschuift naar de totale levenscyclus, de Total Cost of Ownership wordt dus mee in rekening gebracht. Men gaat dus verder kijken dan alleen maar de bouw, het volledige kostenplaatje wordt nu in rekening gebracht. En dat is uiteraard goed”, licht Rudi Claeys. “DBFM. Het bouwen en het onderhoud in 1 pakket: Design, Build, Finance and Maintenance. En ook wat leveringen en diensten betreft wordt voortaan gekeken naar de totale levenskostencyclus.”

 

 

“De (zorg)instellingen zijn dus minder gebonden, hebben meer marges en de termijnen kunnen ingekort worden dankzij het digitale verkeer. Het resultaat: men kan sneller en beter moderniseren.”

 

 

De nieuwe wetgeving is wel degelijk een stap voorwaarts, zo hoort het ook, maar Rudi Claeys ziet nog enkele werkpunten. “Als men de mogelijkheden wil gebruiken die gecreëerd zijn, dan zou men intern ook nog tot een betere werking kunnen komen. Er gaan meer mogelijkheden schuil in de wetgeving dan er op dit moment naar buiten komen en vertaald worden in de bestekken. Dan denk ik onder meer aan de tijdsplanning van de overheidsopdrachten. Die gebeuren nu te vaak in een context van paniek of druk: We hebben dringend dit en dat nodig, we moeten zo snel mogelijk in actie schieten. Nee, er is nood aan meer planning, via raamovereenkomsten bijvoorbeeld. Jaar X doen we deze opdrachten, jaar X+1 staan die opdrachten op til, enzovoort. Een mooie doordachte cirkel maken.”

 

 

“Ook in de bestekken zie ik veel ruimte voor verbetering. Men houdt te veel vast aan tradities. De bestekken die we zien verschijnen zijn al te vaak veel blabla en weinig boemboem. Concreet omdat je er geen effectieve maatregelen voor de uitvoering in terugvindt. Op 20 pagina’s bestek zijn er 16 blabla en slechts 4 echt nuttig. Heel wat modellen worden ook gewoon copy-paste overgenomen door de studiebureaus en dat helpt daar niet bij. Ik wacht op het studiebureau dat zich op dat vlak kan en wil onderscheiden.

 

 

“Voor mij moet een studiebureau zich met het technische luik van een overheidsopdracht bezighouden en niet met het juridische aspect. Of als ze de totaalopdracht willen, dat ze iemand met voldoende ervaring rond contractuele bepalingen inzetten om de bestekteksten echt goed uit te werken. Zodat ze echt weten wat er in vermeld staat. Dan heb ik het niet over de technische inhoud, daar weten ze alles van, maar over het juridische aspect. Eigenlijk is dat niet meer dan logisch. Je vraag toch ook niet aan een jurist om de plannen van een bouw te maken, waarom zou dat omgekeerd dan wel het geval zijn?”

 

 

Weg met het modelbestek!

“Een modelbestek heeft eigenlijk geen zin, want een goed bestek is uniek en dynamisch. Het past zich aan in functie van de opgedane ervaring”, wijst Rudi Claeys aan. In zijn consultancy probeert hij mensen het volgende stramien bij te brengen:

 

1. Een goed bestek start met een gedegen voorbereiding dat voldoende tijd krijgt.
2. Op basis van het voorbereidende werk wordt een performant bestek gecreëerd.
3. Op basis van het performante bestek wordt een perfecte uitvoering mogelijk.

 

“En loopt er toch iets fout? Dan nemen de uitvoerders contact op met de voorbereiders, die ondertussen al aan een volgende opdracht bezig zijn, maar toch gewoon netjes de cirkel rondmaken. Met dergelijke strategische tijdsplanning kan meest gerealiseerd worden.”

 

 

Dit artikel verscheen in het magazine Zorg&Techniek, het ledenblad van Zorg.tech