Als uw ziekenhuis een project rond Digitale Transformatie implementeert of plant waarbij medische en/of administratieve dossiers digitaal moeten worden omgezet, zijn er verschillende zaken waar u zich bewust van moet zijn. De juridische vereisten met betrekking tot de privacy en de beveiliging van persoonsgegevens (en dan voornamelijk patiëntengegevens) worden steeds strenger. Daarom is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat uw digitale dossiers in overeenstemming met de wettelijke voorschriften worden gearchiveerd.

 

Bezoek www.iGuana-DMS.com en ontdek hoe iGuana u kan helpen bij legaal archiveren.

 

Er is een groot verschil tussen ‘Digitale Opslag’ en ‘Legaal Archief’. Om te garanderen dat de privacy van uw patiëntengegevens adequaat wordt beschermd en om naleving te verzekeren, moet u aantonen aan de autoriteiten dat uw Digitale Archief ook een Legaal Archief is.

 

Wat is legaal archiveren?

Het verschil tussen een digitaal archief en digitale opslag is dat digitale opslag gebaseerd is op het bewaren van gescande documenten op een bepaalde plek of in een netwerkmap. Digitale archivering brengt daarentegen strikte regels en procedures voor het scannen, indexeren en archiveren van documenten op een veilige en goed gestructureerde manier met zich mee.

 

Een digitaal archief dat alle wettelijke en contractuele verplichtingen naleeft, is een legaal archief. Een juridisch conform digitaal archief kan uw papieren archief helemaal vervangen. Ziekenhuizen die digitale medische dossiers legaal archiveren, vernietigen bijvoorbeeld zelfs vaak de originele papieren documenten. Dit is niet mogelijk als u uitsluitend vertrouwt op digitale opslag.

 

De vereisten omtrent legale archivering beslaan verschillende belangrijke domeinen, zoals: veilige opslag en terugvinden van digitale documenten, revisieveilige archivering, bescherming van gevoelige informatie tegen onbevoegde toegang, veilige integratie met IT-applicaties, naleving van richtlijnen omtrent het bewaren van documenten, gecontroleerde vernietiging van documenten in overeenstemming met de privacyregels en zo verder. Al deze zaken moeten in aanmerking worden genomen om juridische conformiteit te garanderen.

 

Legaal archiveren – Belangrijke overwegingen

Vooraleer u uw documenten (en dan vooral medische dossiers) aan een leverancier van IT-systemen toevertrouwt, moet u bij hen navragen of hun oplossing de lokale wettelijke vereisten naleeft die van toepassing zijn op de gezondheidszorg. En nog belangrijker: vergewis u ervan hoe hun oplossing aan deze vereisten beantwoordt en ze omzet in een juridisch conform digitaal archief.

Belangrijke vragen die u moet stellen omvatten (maar zijn niet beperkt tot) de volgende:

 

Veilige opslag & toegankelijkheid

  • Worden alle digitale documenten en hun metadata (indexen) bewaard in een veilig archief of worden ze simpelweg ergens opgeslagen?
  • Wordt elk document in zijn originele formaat bewaard en in een onveranderlijk, niet-exclusief formaat (zoals TIFF of JPEG) om toekomstige toegankelijkheid te garanderen?
  • Wat als technische veiligheidsmaatregelen worden toegepast op het archiveren van elk document en de bijbehorende indexen? Uw IT-personeel zal vertrouwd zijn met databaseversleuteling, containerbestanden, Hash256 etc.

 

Archivering met volledige zekerheid

  • Worden alle documenten in een revisieveilig formaat gearchiveerd? Is er versiecontrole? Dit voorkomt verschillende vormen van documentmodificatie en -aanpassing.
  • Worden blanco pagina’s gearchiveerd of buiten beschouwing gelaten? Het buiten beschouwing laten van blanco pagina’s kan juridische gevolgen hebben. U moet bijvoorbeeld kunnen bewijzen dat een ‘ontbrekende pagina’ van een contract of patiëntendossier effectief een blanco pagina is (zeker als de originele papieren documenten niet langer beschikbaar zijn).
  • Worden documenten zowel in zwart-wit als in kleur gearchiveerd? Bepaalde documenten zijn mogelijk onleesbaar in kleur maar wel in zwart-wit (of vice versa). Beide zijn nodig om een potentieel gegevensverlies te voorkomen.

 

Toegang tot documenten & controletrajecten

  • Hoe zal uw personeel de documenten die ze nodig hebben zoeken en vinden?
  • Hoe kan je zeker zijn dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot bepaalde documenten?
  • Is het mogelijk om te controleren wie documenten kan bekijken, bewerken, afdrukken, doorsturen en exporteren?
  • Is het mogelijk om op te volgen wie welk document heeft geraadpleegd, wanneer, en wat ze ermee hebben gedaan?

 

Legaal archiveren is een langetermijnstrategie. Het helpt u garanderen dat uw digitale documenten veilig, beveiligd en altijd toegankelijk zijn – niet alleen vandaag, maar ook morgen, volgende maand of binnen 50 jaar.

 

Bezoek www.iGuana-DMS.com en ontdek hoe iGuana u kan helpen bij legaal archiveren.