De voorbije jaren kende woonzorgcentrum Pniël verschillende uitbreidingen, een gevolg van de gezonde groei van de zorginstelling. Ook de IT-infrastructuur nam in omvang toe, maar na verloop van tijd was er van uniformiteit nog weinig sprake. “Alles werkte uiteraard, maar het ontbrak aan overzicht en dat bevordert de efficiëntie niet. Vergelijk het een beetje met de typisch Vlaamse koterij, maar dan op IT-vlak”, licht gedelegeerd bestuurder Patrick van Damme toe. “Tot we besloten er met de grove borstel door te gaan en van nul te herbeginnen, met als eindpunt een moderne en uniforme IT-infrastructuur.”

 

Gedelegeerd bestuurder Patrick van Damme is al heel lang aan woonzorgcentrum Pniël in Pulderbos verbonden, maar het is pas sinds enkele jaren dat hij er een operationele rol uitvoert. “Mijn start hier viel samen met de bouw van twee nieuwe vleugels, in 2015. In 2016 volgde dan meteen een project voor nog eens 31 nieuwe kamers, waarmee de capaciteit van 91 naar 120 klom. We waren dus substantieel aan het uitbreiden, maar we liepen op vlak van IT en OT niet op dezelfde snelheid”, schetst Patrick van Damme de context.

 

Eind 2015 werd dan beslist om het IT-verhaal helemaal te herschrijven. “Geen nieuw hoofdstuk schrijven aan een oud boek, maar volop inzetten op één nieuw, modern en coherent geheel op basis van WiFi. We bekeken wat mogelijk was en wat we wilden. Hiervoor deden we een beroep op een klein consultancybedrijf met kennis van zaken en ervaring.”

 

Vijf zaken waren cruciaal voor het woonzorgcentrum:

 

  • De implementatie van een zorgapplicatie met daarin het zorgdossier en het bewonersdossier
  • Alle oude oproepsystemen omvormen naar één uniform geheel
  • Alle informatie op één draagbaar gebruikerstoestel
  • Verbeterde branddetectie en –alarmering
  • Dwaaldetectie

 

 

SOFTWARE

“De eerste stap was het in kaart brengen van de software vendors. Er waren drie aanbieders die in aanmerking kwamen en daaruit kozen we Care Solutions. Bij onze huidige leverancier blijven was op zich voordeliger, maar de prijs was niet de doorslaggevende factor voor ons. Een belangrijke vraag voor ons was: ‘Wie staat het verst op het vlak van integratie van zorgdossiers op draagbare toestellen?’. En Care Solutions kon ons het meest bekoren, vanwege hun platformonafhankelijke applicatie ZappS.”

 

HARDWARE

“De zorgapplicatie ZappS vervulde onze wensen wat betreft de toegankelijkheid van het zorgdossier. Nu was het uitkijken naar de juiste hardware. Ons uitgangspunt was duidelijk van bij het begin: we gaan voor een uniform all-in-one platform. Met één toestel in de hand moet iedere zorgmedewerker kunnen doen wat hij of zij moet kunnen doen. Naast het consulteren van de zorgapplicatie wilden we ook functionaliteiten zoals telefonie, oproepen, dwaaldetectie en branddetectie in hetzelfde device kunnen beheren.”

 

“Ook hier waren er verschillende kandidaten. De keuze viel uiteindelijk op Ascom. Zij beschikken over een eigen device, terwijl de andere kandidaten gebruik maken van commerciële smartphones. Op zich is dat softwarematig geen probleem, maar we zagen toch enkele nadelen. Naar schokbestendigheid, stevigheid, bevestiging, oplaadmogelijkheden… toe hadden de toestellen van Ascom een streepje voor. En die devices zijn qua gebruiksgemak en gedrag net smartphones. We gaan uit van een levensduur van 3 tot 5 jaar voor elk toestel.”

 

“Het personeel was snel vertrouwd met de nieuwe toestellen. We brachten iedereen samen voor een opleidingsavond, waarna de overschakeling meteen volgde. Even voordien was het personeel ook al wegwijs gemaakt in de zorgapplicatie ZappS en konden ze al wat gebruikservaring opdoen door een demoversie te installeren op hun eigen smartphone. Drie oude oproepsystemen werden vervangen door één nieuw modern systeem, de dwaaldetectie was nieuw, de branddetectie was voortaan ook geïntegreerd… En dat allemaal op een volledig nieuw toestel. We vreesden voor enkele stroeve overgangsdagen, maar alles verliep erg vlot. Die vlotte overgang toont volgens mij aan dat we een mooi, overzichtelijk en efficiënt systeem in huis gehaald hebben.”

 

wzc Pniel

 

DWAALDETECTIE EN BRANDDETECTIE

Het woord ‘dwaaldetectie’ viel al enkele keren, iets waar woonzorgcentrum Pniël voorheen niet over beschikte maar wat met stip aangeduid stond op het verlanglijstje. “Onze visie is die van een huis waar geluk en respect primeren. Ook voor de verstandelijk beperkte bewoners. In dat kader is vrij rondlopen ook een vorm van geluk en respect. Deze bewoners mogen dus bij ons in het hele huis vrij rondlopen, maar we moeten de bewoners met dwaalgedrag wel kunnen traceren. Dit was geen evidente zaak om te implementeren, misschien wel het moeilijkste onderdeel in ons verhaal. We hoeven niet tot op de meter te weten waar een dwalende bewoner zich naartoe begeeft, maar we willen toch een duidelijke indicatie van de vleugel of de gang. Naast dwaaldetectie heb je ook het gegeven ‘dwaalpreventie’. Dit is dan voor dwalende bewoners met storend gedrag. Met preventie bedoelen we dan dat die specifieke bewoner niet in die ene gang of afdeling kan belanden zonder dat we gesloten deuren met toegangscode moeten gebruiken. Wanneer zo’n bewoner een vleugel wil betreden waar hij eigenlijk niets te zoeken heeft, wordt via beacons (bakens) een signaal gegeven aan de deuren die tussen de vleugels staan. Die staan er trouwens overal wegens de brandveiligheidsreglementering. Ook hier stond Ascom het verst op vlak van mogelijkheden. Zo kunnen die deuren op het pad van de dwalende bewoner ook dichtgaan wanneer de bewoner de beacon enkele meters vóór die deur passeert. Als de bewoner dan terugdraait, gaan die deuren weer open. Je kan het een soort van virtuele gesloten afdeling noemen voor die bewoners. Andere bewoners en bezoekers hebben dan geen deuren te openen of codes in te geven. Vrijheid overal, maar niet altijd voor iedereen.”

 

Ook de brandcentrale ziet er sinds de grote switch anders uit. “Vroeger moest je in de brandcentrale gaan kijken waar het incident zich voordoet. Nu zie je meteen op het all-in-one device wat er waar aan de hand is.”

 

Om dit alles te ondersteunen werd een compleet glasvezelnetwerk uitgerold naar de vleugels. Alle nieuwe kamers hadden al glasvezel, UTP-bekabeling en IP-netwerk. Heel wat werk werd dan ook verricht om ook alle oudere kamers te voorzien van dat nieuwe netwerk. Ook alle servers en switches werden vervangen ter versterking van het onderliggende netwerk.

 

CONCLUSIE & TIPS

Patrick van Damme deelt graag enkele tips en geleerde lessen:

 

    1. Stel een project manager aan voor dit soort projecten. Er zijn heel wat facetten die bewaakt dienen te worden. De infrastructuuraanpassingen, zowel qua gebouwen als IT, het personeel dat mee in het verhaal moet stappen en de bewoners die mogelijk gestoord worden in hun kamers en niet altijd begrijpen wat er gebeurt.
    2.  

    3. Breng duidelijk de CAPEX en OPEX in kaart. Je moet weten, alles wat je doet qua WiFi heeft een relatief korte levensduur. Na een viertal jaar roepen je WiFi Access Points al zachtjes om vervanging. Anderzijds zijn er dan geen grote bijkomende kosten meer bij vervanging, aangezien er geen breekwerk aan te pas komt. Dat zou wel het geval zijn mocht je in elke kamer met een scherm werken. Ook hier biedt ons systeem een groot voordeel: het aantal toestellen dat je nodig hebt, staat los van het aantal kamers of bewoners. Ons systeem is dus ook perfect uitbreidbaar zonder zware kosten. Het zijn allemaal zaken die je in gedachten moet houden bij het maken van de rekenoefening. Investeren in een systeem is één zaak, het in leven houden en updaten is een tweede zaak.
    4.  

    5. Hou zoveel mogelijk de intelligence centraal en het gebruiksgemak zo mobiel en zo laag mogelijk. Als je met schermen in de kamers werkt, zit je intelligence niet centraal en is het gebruiksgemak niet mobiel. En dat vind ik toch belangrijk: al onze intelligence zit centraal verzameld op een all-in-one platform, toegankelijk vanop onze praktische draagbare devices. Exact wat we wilden!
    6.  

    7. Zoek een oplossing die future proof is. We zijn bezig met de bouw van 32 assistentiewoningen. Dezelfde functionele oplossing en WiFi zullen daar ook gebruikt worden. Het is dus gewoon een uitbreiding op het bestaande systeem. Het personeel dat die bewoners zal verzorgen, zal hun devices dus op een identieke manier kunnen gebruiken.