“In een eerste fase bracht een stuurgroep, samen met een externe consultant, de bedrijfsprocessen met betrekking tot patiëntendoorstroming in kaart. In een tweede fase werd het lastenboek vastgelegd met betrekking tot de bedrijfsprocessen voor de toekomst en tevens werden specificaties opgesteld waaraan ondersteunende ICT tools moesten voldoen. Na een grondige kosten/batenanalyse kozen we voor ‘BEDplan’, een programma van de Nederlandse firma Lievestro Software. Het is een koppelbaar programma met functionaliteiten ter ondersteuning van de strategische en tactische planningsfase: hoeveel bedden zijn er wanneer en waarom beschikbaar voor het opnameproces. Daarnaast laat het programma op operationeel niveau zien welke patiënten in welke bedden liggen, wanneer het geplande ontslagmoment is en wanneer er nieuwe opnames gepland zijn. Om het beeld compleet te maken hebben we het programma aangevuld met eigen logica en parameters in ons ziekenhuisinformatiesysteem zodat er een evenwicht is tussen wat er door het programma aangestuurd wordt en waar het UZA zijn accenten legt. Met het programma kennen we niet alleen in real-time de beschikbare capaciteit van het ziekenhuis maar hebben we ook een basis om te communiceren met de betrokken afdelingen.”

Twee circuits

“In UZA maken we overigens een onderscheid tussen het geplande en het ongeplande instroomcircuit. Tot het ongeplande circuit behoren de afdelingen intensieve zorg met een 45 bedden en de spoedafdeling. Het geplande circuit betreft de overige ‘reguliere’ afdelingen waarop de bedcapaciteitsplanning van toepassing is.”

Opnames bekijken per dag

“Wij bereiden de opnames per dag voor, in de voormiddag werken we met één opnameplanner en in de namiddag met twee opnameplanners. Bij de opnameplanning van een patiënt spelen volgende parameters een rol: specialiteit, reden van opname, type kamer, type bed en de afdeling. We gaan uit van een aantal cascademodellen: bijvoorbeeld een patiënt vraagt een eenpersoonskamer, indien niet voorhanden schakelen we over op een tweepersoonskamer en indien niet beschikbaar verwijzen we naar een vierpersoonskamer. Andersom zullen we nooit automatisch overschakelen van een twee- of vierpersoonskamer naar een eenpersoonskamer. Kleurcodes geven bijvoorbeeld de status van een kamer – al dan niet bezet – aan. Momenteel wordt het programma nog centraal aangestuurd maar het is de uiteindelijke bedoeling dat het programma op afdelingsniveau zal gebruikt worden.”

Commissie

13 UZA bedcapaciteit 11024“Met het aansturen door het ICT-programma – waarmee we van start gingen in april 2012 – hebben wij zeker al grote stappen vooruit gezet. Sinds de start is er een afdeling met 30 bedden gesloten en is het aantal opnames niettemin met 6% gestegen. Ondanks de verhoogde instroom met een minder aantal bedden hebben we de opnames toch steeds in goede banen kunnen leiden. We hebben echter nog wel een weg af te leggen. Momenteel zitten we immers in een fase van change management: het zijn uiteindelijk de medewerkers die een vertaalslag naar een nieuwe opname- en ontslagcultuur moeten maken. Ter ondersteuning van dit proces werd in het UZA een commissie opgericht die viermaal per jaar bijeenkomt. Vanuit dit platform worden er beleidslijnen uitgezet die verder geïmplementeerd worden aan de basis,” besluit Ken Verheyden.

UZA in een notendop

Het UZA telt 573 erkende hospitaalbedden op 27 verpleegeenheden
Jaarlijks overnachten hier meer dan 26.000 patiënten
Er zijn 38 hooggespecialiseerde medische diensten waar elk jaar meer dan een half miljoen patiënten op raadpleging komen
In het UZA werken zo’n 2800 medewerkers, waaronder 400 artsen en 1400 verpleegkundigen