“Van sollicitatiegesprek tot exitinterview. We volgen alles perfect op met onze HR-tools waarbij vorming, coaching-, functionerings- en evaluatiegesprekken onze medewerkers echt helpen om zich verder te professionaliseren. Welbevinden, groei en ontwikkeling van de medewerker staan centraal, zodat ook de zorgvrager een meerwaarde ervaart.”
 

Zo hoorden we het Marleen Hanssens en Jan Messely van Groep Zorg H. Familie vol enthousiasme en trots vertellen op de negende editie van HR in de Zorg (donderdag 7 juni 2018 in De Montil in Affligem). De groep wil haar medewerkers ten volle zien groeien en zorgt met de nodige ondersteuning ervoor dat mede-werkers mede-eigenaar worden van hun eigen ontwikkeling. Een centrale tool in deze aanpak is weggelegd voor HR-pakket Progreso.
 

Een zestal jaar geleden ging Groep Zorg H. Familie op zoek naar een manier om hun HR-beleid overzichtelijker te kunnen beheren en te sturen vanuit één centrale plaats. Onder meer met in het achterhoofd de NIAZ-accreditatie waar de groep naar streefde, en twee jaar geleden ook binnenhaalde, was een uitstekende opvolging nodig. Daarnaast zocht de groep ook een manier om het aanwezige talent onder hun medewerkers beter te laten ontbolsteren.
 

Het menselijke kapitaal ten volle benutten en alle administratie zoals het hoort netjes opvolgen met andere woorden. Daar wou Groep Zorg H. Familie naartoe. Patrick Cokelaere (algemeen directeur), Jan Messely (stafmedewerker bij het psychiatrisch ziekenhuis van de groep) en Marleen Hanssens (HR-manager) lichten ons toe hoe ze dit voor elkaar gekregen hebben.
 

“We trokken de markt op, op zoek naar de HR-partner die ons de software kon aanbieden die we nodig hadden, specifiek binnen onze context. Uiteindelijk kwamen we uit bij Progreso. Zij waren eigenlijk de enige die ook de zachte kant van ons verhaal konden capteren. Met ons psychiatrisch ziekenhuis bevinden we ons namelijk in een omgeving waarbij veel persoonlijk contact is en er veel gepraat wordt. Andere pakketten waren nogal cijfermatig, terwijl het bij ons vooral om woorden gaat”, luidt het.
 

Door in zee te gaan met Progreso kon de professionalisering van de personeelsbegeleiding dan echt beginnen. “We hadden nood aan een kapstok om duurzaam structuur te brengen in alles wat te maken heeft met personeelsbegeleiding, opvolging, bijscholing, evaluatie… Een belangrijk gegeven daarbij was dat de medewerkers zelf vlot actief aan de slag zouden kunnen in het systeem. Iedereen heeft daarom een login, van zorgkundige tot schoonmaakmedewerker, die toegang verleent tot zijn persoonlijke online profiel.”
 

“Van sollicitatiegesprek over evaluaties en vormingsverslagen tot exitgesprek, je kan alles kwijt in het systeem. Niet iedereen ziet dezelfde inhoud natuurlijk, de rechten worden nauwgezet toegekend. Ook wanneer we stagiairs over de vloer hebben, krijgen ze een login. Als ze dan later bij ons op de payroll komen, starten we niet meer van nul.”
 

“Na elke vorming volgt er bijvoorbeeld een enquête. Wat heb je geleerd? Hoe ga je de nieuwe skills aanwenden in je functie? Zo worden de medewerkers aangemoedigd om te reflecteren en waardevolle inhoud neer te schrijven. Geen cijfertjes geven of Ja/Nee antwoorden, maar betekenisvolle antwoorden. De leidinggevende van de medewerker heeft toegang tot die input en op die manier brengen we in kaart wat de meerwaarde is geweest van de vorming voor de medewerker én de organisatie. We investeren graag in mensen, maar er moet een return zijn. Wat je geleerd hebt, moet bijdragen aan een betere werking.”
 

“Een ander voorbeeld van nuttige inhoud die bijgehouden wordt in het programma is wat we leren uit de staygesprekken. Als iemand de organisatie verlaat, kan je heel wat oppikken uit het exitgesprek. Maar wat dan gezegd van staygesprekken? Waarom blijft iemand graag werken bij jou? Wat boeit hem? Ook dat is heel verrijkende info waar we graag mee aan de slag gaan. Wij willen de medewerkers beter maken, maar zij mogen ook ons aansturen. En dat is een prachtige wisselwerking. De baseline van onze groep is “Mensen centraal in zorg”. Dat gaat uiteraard over de mensen die we verzorgen, maar ook over de medewerkers. In onze sector is menselijk kapitaal dé bepalende factor. Daar draait het om.”
 

De implementatie van het nieuwe systeem vond eerst plaats in het psychiatrisch ziekenhuis. Na een succesvolle opstart in het ziekenhuis werden de mensen van de woonzorgcentra vervolgens uitgenodigd om de eerste ervaringen te delen met hen. Bij vernieuwende projecten neemt het psychiatrisch ziekenhuis vaak de rol van pionier op zich, onder coördinatie van Jan Messely. “De software van Progreso kan aangepast worden in functie van behoeften van de klant. Er is een ruime mate van flexibiliteit. Zo hebben de vier woonzorgcentra binnen de Groep Zorg H. Familie elk hun eigen identiteit en die wordt ook behouden binnen de software. Zo kunnen we de organisatie structureel verbeteren zonder de eigenheid van elke instelling uit het oog te verliezen.”
 
 
Foto Progreso sfeerbeeld
 
 
Zoals aangegeven is het systeem ook een zegen geweest in het accreditatieverhaal. “Je moet heel precies kunnen aantonen dat je bepaalde zaken doet en ook hoe. Met Progreso hebben we een heel mooie tool waarin we alles netjes kunnen presenteren. Het zorgt ook voor rust bij de medewerkers: ze weten dat alles overzichtelijk opvraagbaar is. Je laat niets meer aan het toeval over. De tijden van talloze Excelbestanden die op losse eilandjes hun ding deden, die is voorbij. Zo wordt er ook een koppeling gemaakt met de loonpakketten. We hoeven niet alles dubbel of driedubbel in te voeren. Je wint tijd en de kans op fouten daalt ook gevoelig.”
 

Wil je ook je HR-beleid naar een hoger niveau tillen? Groep Zorg H. Familie geeft deze tip
“Als je een dergelijk systeem ook in jouw organisatie wil implementeren, dan moet je vooraf goed nadenken over alle flows en processen die er zijn. Het is een investering die tijd vraagt in het begin en ook financieel een kleine inspanning is, maar je plukt er later dubbel en dik de vruchten van. Je hebt een veel betere opvolging en benut de krachten van je medewerkers beter. Het moedigt mensen aan om echt aan de slag te gaan met hun carrière en toekomst. Bij Groep Zorg H. Familie kom je niet om je uren te kloppen, je komt om uit te blinken. En daar helpen wij vanuit het beleid graag aan mee.”
 

Voor meer informatie:
www.progresohrsoftware.be
marianne.dobbels@progreso.be
 
 
Progreso Logo