Sinds 2011 schakelt de personeelsdienst van AZ Turnhout, onder leiding van directeur HR Keyne De Backer, jaar na jaar een versnelling hoger op vlak van kwaliteit. Door onder meer slim in te spelen op de nieuwe digitale mogelijkheden verloopt de werking efficiënter en overzichtelijker. Een belangrijke rol in dit verhaal is weggelegd voor HR-partner POPAY.
 

“Digitaliseren om te digitaliseren, daar doen wij niet aan mee”, opent Keyne De Backer. “Alles wat we doen of vernieuwen, moet een duidelijke verbetering creëren binnen onze werking. Het moet vlot, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk zijn voor zowel personeelsleden als leidinggevenden.”
 

Hoe ze dat doen in AZ Turnhout? “Sinds 2011 in samenwerking met POPAY. We kwamen met hen in contact en bespraken onze specifieke noden op dat moment. Van de eerste upgrade van onze payrollapplicatie over de invoering van elektronische loonbrieven tot een performant contractmanagementsyseem: jaar na jaar werken we samen met hen aan een betere werking van de HR-afdeling van ons ziekenhuis.”
 

“Ik focus als voorbeeld even op het contractmanagement (Popay.CoreHR). Zoals in elk ziekenhuis zijn er elke maand heel veel contractbewegingen (wijziging van arbeidsbreuk, werkonderbreking, klein verlet…), wat een hele werklast meebrengt. Dankzij deze op onze maat ontwikkelde automatisatie winnen we nu heel wat tijd, is de kans op fouten lager en gebeurt alles overzichtelijker. Ook naar goedkeuringen toe gebeurt alles nu veel vlotter en kunnen de verschillende partijen het proces beter opvolgen. Op grote schaal zoals bij ons, met zo’n 2000 medewerkers, betekent deze automatisering een wereld van verschil.”
 

POPAY speelt dan wel een belangrijke ondersteunende rol in het HR-verhaal van AZ Turnhout, toch blijft het ziekenhuis het roer in handen houden. “Een belangrijk element voor ons was en is dat we onafhankelijk en zelfstandig kunnen blijven werken. We geloven in partnerships, zeker op vlak van IT waar expertise heel specifiek kan zijn, die het beleid van het ziekenhuis ondersteunen maar niet bepalen. Ook bij POPAY onderschrijven ze die visie. Wij leggen hen uit hoe we het zien en wat we willen bereiken, en zij spelen daarop in. Ze staan ons bij, ze denken mee, ze delen kennis. Zo bieden zij hun meerwaarde. Het voelt aan als maatwerk.”
 

“Realistisch zijn en naar de klant luisteren, daar begint alles mee”, bevestigt Johan Vandersmissen, sales director bij POPAY. “We laten ons niet gek draaien door de vele speciale features of hypes op de markt. We gaan samen met de klant specifiek op zoek naar de beste Cloud oplossing voor hun specifieke noden. Zo is de volgende stap in de samenwerking met AZ Turnhout het gebruiken van Popay.Learn, voorzien in het najaar van 2018.”
 

“Binnen dat platform zal ons ziekenhuis de vormingen en opleidingen van het personeel een pak beter kunnen beheren. Zowel het aanvragen als het (op)volgen van opleidingen zal zo binnenkort op dezelfde plek kunnen gebeuren. De integratie van Popay’s platform met E-learning is perfect voor mensen die in de zorg werken. Je kan leren op het moment dat je het beste past – dat kan elke week anders zijn – en op je eigen tempo. Ook hier draagt draagt HR bij tot de core business van het ziekenhuis. De toegang tot bepaalde apparatuur is gelinkt aan het HR- en LMS-platform om te garanderen dat enkel bevoegde personen, met de juiste en geldige opleidingscertificaten het toestel kunnen bedienen. Het is een belangrijk onderdeel van de accreditatierichtlijnen. We kijken ernaar uit ”, besluit Keyne De Backer.
 

Meer informatie? www.popay.be
 

Logo-Pantone3135