In perfecte banen geleid door… een verpleegkundige

Het ziekenhuis van Bornem, de Sint-Jozefkliniek, is de laatste jaren in volle transformatie. De renovatie- en nieuwbouwwerken bevinden zich ondertussen in de laatste rechte lijn. Het betekent een uitbreiding van de oppervlakte en dat betekent ook dat er meer meubels nodig zijn. Op korte tijd verzette het ziekenhuis dan ook bergen werk samen met de twee uitgekozen meubelleveranciers. Het project werd geleid, van opstart over coördinatie tot en met oplevering, door Anja Schaerlaecken. En dat is toch wel bijzonder, want als verpleegkundige had Anja geen ervaring op dat vlak 

 

 
Anja SchaerlaeckenMaar een gok van het ziekenhuis kunnen we deze zet zeker niet noemen. Van bij het begin van het gesprek werden de gedrevenheid en het enthousiasme van Anja meteen duidelijk. Eigenschappen die onmisbaar zijn om een dergelijke taak tot een goed einde te brengen.   

 

“Het was een avontuur dat mij maanden helemaal in de ban hield. In positieve zin. Als je zelfs op zondag tot middernacht bezig blijft afdeling per afdeling in te vullen… Dat kan je niet opbrengen als het project je niet aanspreekt. Maar voor de duidelijkheid: dit is een teamprestatie, eentje waarbij heel wat mensen trots kunnen zijn op het gerealiseerde werk.” 

 

 

Stap 1: de aanbesteding 

Er komen geen nieuwe afdelingen bij in het (ver)nieuw(d)e ziekenhuis maar de bestaande afdelingen worden wel groter. De oude meubels verhuizen zou dus niet voldoende geweest zijn. Bovendien zouden die meubels, die al enige leeftijd hadden, in schril contrast gestaan hebben met de moderne nieuwe omgeving. Welke aspecten waren zoal belangrijk bij het opstellen van het dossier? 

 

Hygiëne. “Enorm belangrijk”, benadrukt Anja. “Je zit in een ziekenhuissetting, bloedvlekken en urinevlekken horen daar bij. Alles moet afwasbaar zijn volgens de geldende normen. Wij kozen voor een specifieke soort stamskin in die optiek. Naast die normen keken we ook naar de tijd die ons schoonmaakpersoneel nodig zou hebben om de meubels proper te maken. Speciale randjes, moeilijk bereikbare gleuven, stoelen met gaatjes… Dergelijke zaken lieten we niet toe.” 

 

Gebruikscomfort en ergonomie. Design is één iets, maar meubels zijn er in de eerste plaats om te gebruiken natuurlijk. “We hebben enkele ergotherapeuten ingeschakeld. Zij beschreven mee de elementen waaraan, bijvoorbeeld, een goede stoel moet voldoen. De ergotherapeuten testten vervolgens ook de voorgestelde stoelen, zetels, banken…”  

 

Duurzaamheid en design. “We gingen op zoek naar iets moderns, maar vooral tijdloos. Er zijn altijd bepaalde trends en hypes, maar die kunnen van korte duur zijn. Je moet verder kijken dan dat. Het moet er vandaag maar ook over 10 jaar nog modern, fris en normaal uitzien. Het woord normaal valt hierin misschien op. Wat bedoel ik hiermee? Dat de mensen over 10 jaar niet zeggen: Uit welke modegril komt dit meubilair? 

 

“Een ziekenhuis verandert ook niet elke 5 jaar zijn volledige interieur. We gaan graag mee in iets nieuws, in innovatie, maar het moet voldoende tijdloos zijn. En duurzaam ook uiteraard. Factoren zoals krasbestendigheid, brandveiligheid, materiaalkeuze… staan boven aan de lijst van criteria”, stelt Anja. 

 

 


 

Stap 2: de demo’s en totaalconcepten 

In de aanbesteding stond beschreven dat de leveranciers een proefmodel moesten binnenbrengen van de modellen die ze voorstelden. “We hebben een groot magazijn gehuurd waar alle leveranciers die meedingden hun meubels konden komen voorstellen”, legt Anja uit. “Wij stelden ondertussen een ploeg samen van verpleegkundigen, onthaalmedewerkers, schoonmakers… die de meubels kwamen testen en beoordelen, elk in functie van hun achtergrond. Zo brachten de schoonmakers bloed en urine mee alsook ontsmettingsproducten.” 

 

De leveranciers werd ook gevraagd om specifieke afdelingen een eigen invulling te geven, een totaalconcept. Voorbeelden hiervan waren de refter van de operatiezaal of de luxekamers van de materniteit.  

 

Zo werd duidelijk welke leveranciers het dichtst aanleunden bij de wensen en behoeften van het ziekenhuis. Uiteindelijk kwamen er twee leveranciers uit de bus aan wie de acht verschillende percelen toegekend werden. “Alle percelen zaten in één aanbesteding, maar daarin konden verschillende leveranciers samenwerken. Uiteindelijk kwamen telkens dezelfde twee bedrijven naar voren als beste keuze bij de respectievelijke percelen. Dat kwam best wel goed uit ook, want zo heb je minder verschillende aanspreekpunten.”  

 

De 8 percelen. Perceel Kantoormeubilair | Perceel Zetels en fauteuils | Perceel Stoelen en banken | Perceel Krukjes | Perceel Inrichting pediatrische speelhoek | Perceel Inrichting luxekamer materniteit | Perceel Inrichting refter OK | Perceel Geriatrische zetels | Perceel Tafels 

 

 

Tips uit de praktijk 

AZ Sint Jozef BornemAnja Schaerlaecken heeft ontzettend veel geleerd uit het project. Welke tips kan ze meegeven? “Het hele proces is bij ons behoorlijk snel gegaan. In juni zijn we begonnen met het dossier, terwijl we in december al de meubels moesten hebben. Mijn eerste tip zou zijn om hiervoor toch zeker 1 jaar tijd te nemen in plaats van een half jaar zoals bij ons. Maar de omstandigheden waren nu eenmaal zo.” 

 

“Hoewel…”, bekijkt Anja het positief, “Soms is een gebrek aan tijd ook een voordeel. Zo maak je sneller keuzes. Je hakt bepaalde knopen sneller door. Want er is zo veel keuze ook. Plots staan er 30 verschillende stoelen voor je neus. Begin alle details en eigenschappen maar te vergelijken. En dan komen er net zoveel krukken, tafels… Het overzicht kunnen behouden is dan wel cruciaal.” 

 

Wat je ook niet mag onderschatten is de levering zelf. “Je hebt wel wat volk nodig om zoveel meubels op hun plaats te krijgen. Vervolgens moet je ook nog nagaan of al het geleverde materiaal wel is hetgeen je gevraagd hebt. Als tip zou ik meegeven om de beschermingsfolie en –plastic pas van de meubels af te halen wanneer de werken volledig gedaan zijn. Tot in de laatste week van de werken lopen er werkmannen rond die nu eenmaal letterlijk stof kunnen doen opwaaien. Daarom: zet alles gerust op al zijn plaats, maar laat de bescherming erop tot alles rondom afgewerkt is. En vermeld ook zeker in de aanbesteding dat de leverancier het afval moet komen ophalen dat overblijft na het uitpakken en installeren van alles. Want dat is niet min…” 

 

 

En hoe deden ze het bij woonzorgcentrum Sint Vincentius (Kortrijk)? 

De metamorfose van het Kortrijkse zorglandschap gaat voort. AZ Groeninge speelt daarin uiteraard een grote rol door het zwaartepunt van de ziekenhuizen verlegd te hebben naar de campus Kennedylaan, buiten de stad. Hierdoor kwamen enkele sites in het centrum leeg te staan. Dat was ook het geval voor het Sint-Niklaasziekenhuis. Woonzorggroep GVO zag er een opportuniteit in en pootte er een nieuwbouw woonzorgcentrum neer: Sint Vincentius verhuisde zo van de Groeningestraat naar de Houtmarkt.  

 

wzc Sint Vincentius Kortrijk

Ook daar kwam heel wat meubelactiviteit bij kijken. Zo verliep het deel bedden/matrassen/dekbedden via een samenaankoop van de Koopkoepel, het vroegere SAK, waarop de woonzorggroep intekende. Binnen dat raamcontract kozen ze wel voor een bedtype dat er heel huiselijk uitziet en niet klinisch, in lijn met hun filosofie van het kleinschalig genormaliseerd wonen, waarbij de termen healing environment en huiselijkheid centraal staan.  

 

Ook het ander los meubilair moet passen binnen die krijtlijnen. “Wij schrijven voor het leveren van los meubilair altijd een algemene offertevraag uit, waarbij de prijs niet het enige gunningscriterium is. Naast de prijs zijn ook duurzaamheid, technische kwaliteit, esthetiek en concept criteria die van tel zijn”, horen we vanuit Kortrijk. “En hoewel het meubilair huiselijk, ergonomisch en brandveilig moet zijn, vermijden we toch dat typische zorgmeubilair. Daartoe maken we een uitgebreide projectdefinitie op waarin voorgaande geduid wordt en met opgave van alle gekozen afwerkingsmaterialen in het gebouw alsook de visie van de bouwheer over hoe het los meubilair moet aansluiten. Het is vervolgens aan de leveranciers om een passend voorstel te formuleren.”