Om medicatiefouten in de zorgverstrekking te vermijden, is het opzetten van een gesloten circuit of ‘closed loop’ voor medicatiedistributie – van de bulkgoederen geleverd aan de apotheek tot de toediening aan het bed van de patiënt – theoretisch gezien de meest veilige oplossing. Voor het uitwerken daarvan werd in AZ Alma, Eeklo, gekozen voor een decentraal systeem, dat met de hulp van Hospital Logistics en Ethilog in de praktijk werd ingevuld.  

 

“We hebben hard gedebatteerd over de voor- en de nadelen van een centraal versus een decentraal model met alle stakeholders in het ziekenhuis”, legt Rudy Maertens, algemeen directeur van AZ Alma uit. Alle mogelijke problemen werden aangekaart: het logistieke luik, de wensen van apotheek en verpleging, de personeels- en budgettaire beperkingen. “Bovendien is een zorgafdeling 7/7, 24/24 actief. Het model moest dus ook ’s avonds en in het weekend in de noden van het ziekenhuis voorzien. Al die vraagstukken hebben we gedurende twee jaar gewikt en gewogen om te kiezen voor het systeem dat we hier nu geïmplementeerd hebben en als pionier in Vlaanderen ziekenhuisbreed uitgerold”.   

 

Decentrale voorraden 

In een centraal distributiesysteem wordt de medicatie op naam van de patiënt afgeleverd vanuit de centrale apotheek naar de verpleegafdeling. “Onze voorkeur ging naar een decentraal systeem waarbij het klaarzetten van het geneesmiddel – de medicatiepicking – dichter bij het bed van de patiënt wordt gebracht, om zoveel mogelijk medicatiewissels op elk moment van een medicatietoediening mee te hebben”, treedt hoofdapotheker Ann-Sophie Franki bij. Zo staat er op elke zorgeenheid een Ethilogkast met daarin 80% van de medicatie die op die afdeling gebruikelijk is. “De andere 20% is patiëntspecifieke medicatie en die leveren we bij aan vanuit de centrale apotheek. Het logistieke beheer van de 80% uit de kast gebeurt vanuit de apotheek; het picken van de medicatie uit de kast gebeurt door de verpleegkundige op basis van het elektronische voorschrift, dat de kast aanstuurt.”  

 

Rol van projectmanager 

De uitrol van het hele systeem vereist complexe software koppelingen: vanuit de robot in de apotheek, de input vanuit de kasten, en vanuit de eigen apotheeksoftware. Ann-Sophie Franki: “Op een zeker moment waren we vastgereden. Het was voor ons moeilijk om te weten aan wie we nu wat moesten vragen. Met de hulp van een projectmanager van Hospital Logistics werden niet alleen alle openstaande problemen opgelijst, maar ook wie de leiding moest nemen om dat specifieke probleem op te lossen. De projectmanager zat ook, letterlijk, achter de veren aan van die verschillende partijen om te zorgen dat we tot een oplossing kwamen. Er is nog steeds regelmatig overleg tussen de apotheek (ikzelf en twee adjunct-apothekers) en de projectmanager, en Ethilog sluit er ook vaak bij aan omdat ze een belangrijke speler zijn, en andere externe partijen zo nodig.”  

 

De directeur apprecieert vooral de verantwoordelijkheidszin van de betrokken firma’s.  “We hebben het punt in alle openheid met onze partners besproken. Het doet deugd vast te stellen dat Hospital Logistics en Ethilog bereid waren zich diep in te werken met een specifieke projectmanager die het geheel coördineerde zodat wij ons op onze interne taken konden focussen en het project verder werd getrokken.”   

  

Meerwaarde van het systeem 

“We hebben met onze structuur geprobeerd om zoveel mogelijk de ‘closed loop’ filosofie te blijven aanhouden maar binnen een werkbaar organisatorische context”, gaat Rudy Maertens verder. “Naar volledige patiëntveiligheid en traceerbaarheid moet alleen de scanning aan het bed van de patiënt nog worden vervolledigd. De huidige evolutie naar een snellere turnover van patiënten in het ziekenhuis en de ermee gepaard gaande hoge zorgintensiteit dwingen ons om efficiënter te werken vanuit de leanfilosofie”. Efficiëntie wordt verkregen doordat elk elektronisch voorschrift, door de verpleegkundige in de computer opgeslagen, eenmalig door de arts moet worden gevalideerd zolang de medicatie niet wordt gewijzigd. Zo worden ook fouten in het overschrijven vermeden. Om het volume aan retourmedicatie te verminderen, kunnen de geneesmiddelen slechts voor een beperkt tijdsframe uit de kast gepickt worden. Ook in de apotheek zorgt de opslag van medicatie, met lotnummer en vervaldatum, in de robot voor een meer rationeel beheer van de centrale voorraad. “Door met een decentrale voorraad medicatie te werken zal boekhoudkundig gezien de puur financiële waarde van de voorraad toenemen, maar de meerwaarde (winst op patiëntveiligheid, dalende retours, minder vervallen medicatie, hogere efficiëntie en kwaliteit…) moet de totale balans positief doen doorslaan”, besluit de directeur. 

 

Besluit 

Een goede voorbereiding – zowel technisch met de juiste firma’s als het interne denkproces – en een strikt projectmanagement zijn van cruciaal belang voor de ziekenhuisbrede implementatie van een medicatiedistributiesysteem. Het overige is cultuurverandering, de wil bij iedereen om zijn werkmethode aan te passen, mekaar te inspireren om stapje per stapje het systeem in alle afdelingen op te zetten tot iedereen zegt: “we willen niet terug naar het oude systeem.”  

 

Meer informatie of advies nodig?
www.hospitallogistics.eu
info@hospitallogistics.eu